B-02 Guía · Almacén y lotes

FEFO y control de caducidades en el almacén: cómo reducir mermas sin perder clientes

Qué es FEFO, en qué se diferencia de FIFO, caducidad frente a consumo preferente, vida útil mínima de las cadenas y qué te exige la Ley 1/2025 de desperdicio.

Por Marta Serrano Gil Actualizado el 30 de septiembre de 2026 8 min de lectura

En una distribuidora de alimentación, el producto que caduca en la estantería es margen tirado a la basura dos veces: pagaste por comprarlo y vas a pagar por retirarlo. Y a partir de cierto tamaño, además, la ley te pide que lo evites con un plan.

La herramienta básica para que no pase se llama FEFO. Suena a jerga de consultor, pero es la regla de sentido común que ya aplica el mejor preparador de tu almacén: sale primero lo que caduca antes.

FIFO, FEFO y LIFO en una tabla

Regla	Qué sale primero	Cuándo tiene sentido
FIFO (first in, first out)	Lo que entró antes	Producto sin fecha o con vida útil muy larga: droguería, ferretería, menaje
FEFO (first expired, first out)	Lo que caduca antes	Todo lo que tenga fecha: alimentación, bebidas, cosmética, parafarmacia
LIFO (last in, first out)	Lo que entró después	Casi nunca en distribución alimentaria. Solo materiales a granel sin fecha

FIFO y FEFO dan el mismo resultado cuando cada partida nueva caduca más tarde que la anterior. El problema es que eso no siempre pasa:

Una devolución de un cliente reingresa producto con una fecha anterior al stock que ya tienes.
Un proveedor alternativo te sirve una partida urgente con menos vida útil.
Un fabricante cambia de planta y el lote nuevo llega con fechas más cortas.

En los tres casos, FIFO te deja en la estantería el producto que va a caducar primero. FEFO no.

Caducidad y consumo preferente no son lo mismo

El Reglamento (UE) 1169/2011 distingue dos fechas, y tu almacén debería tratarlas de forma distinta:

Fecha de caducidad («fecha de caducidad: …»). Se usa en alimentos muy perecederos desde el punto de vista microbiológico, como carne fresca, pescado fresco o lácteos frescos. Según el artículo 24, pasada esa fecha el alimento se considera no seguro. No se vende ni se dona.
Fecha de consumo preferente («consumir preferentemente antes del …»). Es una fecha de calidad: hasta entonces el fabricante garantiza sus propiedades si se conserva bien. Pasada la fecha, el producto no se vuelve peligroso automáticamente, pero pierde la garantía de calidad.

Vender producto con consumo preferente vencido. Que sea una fecha de calidad no significa que puedas seguir vendiéndolo sin más. No hemos encontrado una norma estatal que regule expresamente esa venta entre empresas, y la práctica comercial habitual es no servirlo. Si te lo planteas, consulta antes con la autoridad sanitaria de tu comunidad autónoma. Lo que sí está previsto es la donación: el Reglamento 852/2004, tras su modificación por el Reglamento (UE) 2021/382, permite redistribuir para donación alimentos con el consumo preferente superado si son seguros, y nunca los que han pasado la fecha de caducidad. El Real Decreto 1021/2022 recoge esa posibilidad para el comercio minorista y excluye los huevos con consumo preferente vencido.

La fecha que de verdad importa: la vida útil mínima de entrega

En distribución, el problema no suele ser el producto caducado. Es el producto que todavía no ha caducado pero ya no lo quiere nadie.

Las cadenas de supermercados y muchos clientes grandes de hostelería exigen en sus condiciones de compra que el producto llegue con una vida útil mínima: un número de días o un porcentaje de la vida total. Si te quedan diez días de un yogur y tu cliente exige quince, ese lote ya no vale para ese cliente, aunque siga siendo perfectamente vendible a otro.

Por eso el control de caducidades en una distribuidora tiene tres niveles:

Caducado: fuera del stock vendible. Bloqueado.
No apto para el cliente X: vendible, pero no a quien exige más vida útil.
En riesgo: vendible a todos, pero con una fecha que, al ritmo de venta actual, no se va a vender a tiempo.

El nivel 3 es donde se gana dinero. Si lo ves con tres semanas de margen, puedes moverlo: promoción a clientes de hostelería, oferta a un mayorista de saldos, devolución pactada al fabricante o donación. Si lo ves el día antes, solo puedes tirarlo.

Cómo se monta FEFO en la práctica

1. Registrar la fecha en la recepción

Sin la fecha de cada lote en el sistema, FEFO es imposible. La fecha se registra en la recepción, con el lote, igual que explicamos en la guía de trazabilidad de lotes. Si el proveedor usa etiqueta GS1-128, la fecha viene en el código de barras y se lee con un terminal.

2. Que el sistema proponga el lote al preparar

Cuando el sistema genera la orden de preparación, debe proponer el lote con la fecha más próxima que cumpla la vida útil mínima de ese cliente. El preparador va a ese lote. Si el sistema solo dice «artículo X, 12 cajas», el preparador cogerá las más accesibles, que casi nunca son las que caducan antes.

3. Ubicar para que FEFO sea fácil

La mejor regla informática fracasa si el lote más antiguo está detrás del nuevo. Dos prácticas de almacén ayudan mucho:

Estanterías dinámicas o de carga por detrás en los artículos de más rotación: el producto nuevo entra por un lado y el viejo sale por el otro.
Un lote por hueco siempre que sea posible. Si hay que mezclar, el nuevo va detrás.

4. Un informe de riesgo que alguien lea

Un informe semanal de «lo que caduca en los próximos N días y no se va a vender a tiempo», cruzando fecha con ventas medias, y un responsable con nombre y apellido que decida qué se hace con cada línea. Sin responsable, el informe se genera y nadie lo abre.

5. Devoluciones con fecha

Todo lo que vuelve (devoluciones de clientes, sobrantes de autoventa) entra con lote y fecha, se revisa y, si está apto, vuelve a su ubicación. Si reingresa sin fecha, contamina el stock y FEFO deja de funcionar.

Un artículo se vende a 40 cajas por semana. Hay en stock 200 cajas de un lote que caduca en tres semanas. Al ritmo actual se venderán unas 120 antes de la fecha; sobran unas 80. El informe de riesgo lo detecta hoy, no el día antes. Con tres semanas de margen puedes ofrecer esas 80 cajas con descuento a tus clientes de hostelería, que las consumen rápido, o pactar con el fabricante. Con un día de margen, solo te quedaría la donación o la basura.

Lo que dice la Ley 1/2025 de desperdicio alimentario

La Ley 1/2025, de 1 de abril, de prevención de las pérdidas y el desperdicio alimentario se publicó en el BOE el 2 de abril de 2025. Su artículo 6 impone obligaciones a todos los agentes de la cadena alimentaria, incluidas las distribuidoras. Según su disposición final, esas obligaciones se aplican un año después de la publicación, es decir, desde abril de 2026.

Las obligaciones principales son:

Aplicar la jerarquía de prioridades del artículo 5: primero prevenir; con los excedentes, donar o redistribuir para consumo humano; si no es posible, alimentación animal; después, subproductos para otra industria; y solo al final, como residuo, reciclado y compost.
Tener un plan de prevención de pérdidas y desperdicio. Si operas en varias comunidades autónomas, puedes hacer un plan conjunto.
Promover acuerdos de donación con bancos de alimentos o entidades sociales, salvo que sea inviable y lo justifiques.
Ninguna cláusula de un contrato puede impedir la donación. Si existe, es nula.

¿Estás exento?

La propia ley excluye de las obligaciones del apartado 4 (plan y donación) a:

Las microempresas, que quedan fuera de todo el artículo 6.
Las actividades de distribución alimentaria en establecimientos de 1.300 m² o menos cuando la empresa no vende al público. Si vende al público, cuenta la superficie de exposición y venta.

Pero ojo: si tienes varios almacenes con el mismo NIF que juntos superan los 1.300 m², estás obligado aunque cada uno por separado sea más pequeño.

Las infracciones van desde multas de hasta 2.000 euros las leves hasta 500.000 euros las muy graves. El régimen completo está en la propia ley.

Tu control de caducidades ya es la mitad del plan. Un plan de prevención no es un documento bonito para el cajón. Es, en gran parte, lo que has leído arriba: registrar fechas, sacar primero lo que caduca antes, detectar el riesgo a tiempo y tener un destino pactado para lo que no se vende. Si ya lo haces, escríbelo. Si no lo haces, la ley es una buena excusa para empezar.

Qué pedirle al software

Función	Mínimo	Deseable
Fecha por lote	Obligatoria en la recepción	Leída del GS1-128
Tipo de fecha	Distinguir caducidad y consumo preferente	Alertas distintas para cada una
Reserva de lote	Propuesta FEFO al preparar	FEFO respetando la vida útil mínima de cada cliente
Bloqueo	Bloqueo manual de lotes caducados	Bloqueo automático al llegar la fecha
Informes	Stock por fecha	Riesgo de caducidad cruzado con ventas medias
Devoluciones	Reingreso con lote	Reingreso con lote, fecha y revisión de calidad

Casi todos los ERP de distribución hacen lo mínimo. Lo deseable separa a los buenos de los regulares. Por ejemplo, en Odoo la gestión de fechas por lote (caducidad, consumo preferente, retirada y alerta) y la estrategia de salida FEFO son funciones estándar del módulo de Inventario según su documentación oficial. La vida útil mínima por cliente, en cambio, suele necesitar configuración o desarrollo adicional, en Odoo y en casi cualquier otro sistema. Pregúntalo expresamente en la demo.

Para el resto de criterios de elección, consulta la guía de ERP para distribuidores. Si el cuello de botella está en el almacén, la de SGA para una distribuidora pyme.

Preguntas frecuentes

¿FEFO y FIFO no son lo mismo si el proveedor me sirve en orden?

Casi siempre coinciden, pero no siempre. Una devolución de cliente, un pedido urgente a otro proveedor o una partida con vida útil más corta rompen el orden. FIFO saca lo que entró primero; FEFO saca lo que caduca primero. Cuando no coinciden, FIFO te deja producto caducado en la estantería.

¿Puedo vender a un cliente producto con consumo preferente vencido?

La fecha de consumo preferente es de calidad, no de seguridad. Pero no hemos encontrado una norma estatal que regule expresamente su venta entre empresas una vez superada, y la práctica comercial habitual es no servirlo. Antes de hacerlo, consulta con la autoridad sanitaria de tu comunidad. La donación de producto con consumo preferente vencido sí está prevista en la normativa europea, si es seguro.

¿Qué es la vida útil mínima de entrega?

Es el porcentaje o el número de días de vida útil que un cliente exige que le queden al producto cuando lo recibe. Lo fijan las cadenas y muchos clientes de hostelería en sus condiciones de compra. Tu sistema debe impedir asignar a un pedido un lote que no lo cumpla.

¿La Ley 1/2025 de desperdicio alimentario se aplica a mi distribuidora?

Depende del tamaño. Las obligaciones del artículo 6 (plan de prevención y convenios de donación) no se aplican a las microempresas ni, en distribución sin venta al público, a establecimientos de 1.300 m² o menos, salvo que varios establecimientos con el mismo NIF superen juntos esa superficie. Si no estás exento, son exigibles desde abril de 2026.

¿Cada cuánto debo revisar las caducidades?

Con un sistema que guarda la fecha de cada lote, la revisión es un informe diario o semanal de lo que caduca en los próximos X días, según la rotación de cada familia. Sin ese dato en el sistema, la revisión es un paseo por el almacén, y eso no escala.