Plan de prevención del desperdicio alimentario: quién lo necesita y cuánto vale donar

Diciembre llena el almacén de turrones, cestas, cava y surtidos que en enero nadie pide. Lo que no sale tiene tres destinos: una oferta a pérdida, el contenedor o una entidad social. Desde abril de 2026 elegir no es del todo libre. La Ley 1/2025 de prevención de las pérdidas y el desperdicio alimentario obliga a una parte de las distribuidoras a tener por escrito cómo deciden ese destino y a buscar un acuerdo de donación.

Esta guía responde a tres preguntas a partir del texto de las normas: si tu distribuidora está obligada, qué tiene que llevar el plan y el convenio, y cuánto cuesta donar frente a tirar con el IVA y el Impuesto sobre Sociedades de 2026. La parte de cómo evitar el excedente en origen (FEFO, informes de riesgo de caducidad) está en la guía de FEFO y control de caducidades.

Quién está obligado

La ley entró en vigor en 2025, pero las medidas obligatorias de su artículo 6 se aplican un año después de su publicación en el BOE, que fue el 2 de abril de 2025. Desde abril de 2026, todo agente de la cadena alimentaria debe aplicar la jerarquía de prioridades, y los que no estén exentos deben además:

• Disponer de un plan de prevención de las pérdidas y el desperdicio que diga cómo aplica esa jerarquía (artículo 6.4.a).
• Promover acuerdos o convenios de donación de excedentes con entidades de iniciativa social, organizaciones sin ánimo de lucro o bancos de alimentos, salvo que sea inviable y lo justifiques (artículo 6.4.b).

Las exenciones son dos, y conviene leerlas con lupa:

Exención	Qué dice la ley	Lo que suele pasarse por alto
Microempresa (art. 6.6 y art. 3.f)	Menos de 10 personas y volumen de negocios o balance anual de 2 millones de euros o menos	Las dos condiciones a la vez. Ocho personas con 3 millones de ventas y 2,5 de balance no es microempresa
Superficie (art. 6.4.c)	Distribución alimentaria en establecimientos de 1.300 m² o menos, si la empresa no vende al público; si vende, cuenta la superficie útil de exposición y venta	Se suman todos los establecimientos del mismo NIF. Dos almacenes de 900 y 650 m² son 1.550 m²

La exención de superficie solo quita las obligaciones del apartado 4 (plan y donación). Aplicar la jerarquía, no impedir la donación por contrato y no estropear alimentos aptos a propósito obligan a todos menos a las microempresas.

¿Necesita tu distribuidora plan de prevención y convenio de donación?

Si operas en Cataluña

La Ley 3/2020 de Cataluña es anterior a la estatal y más exigente con la empresa alimentaria, que define como cualquiera que produce, transforma o distribuye alimentos:

	Ley 1/2025 (estatal)	Ley 3/2020 (Cataluña)
Quién queda fuera	Microempresas y, para plan y donación, quien no supere 1.300 m² por NIF	Solo las microempresas
Plan de prevención	Sí, si no estás exento	Sí, y aplicarlo
Medir e informar	La ley prevé que se regule cómo enviar datos	Reducir, medir e informar cada año, en los términos del reglamento
Contabilizar lo donado	No lo pide de forma expresa	Contabilizar lo que va a distribución gratuita o a alimentación animal
No tener plan	Grave (2.001-60.000 €) si la comunidad lo regula	Grave, sancionada según la ley catalana de residuos

Si tienes almacén o clientes en varias comunidades, el plan puede ser uno solo, pero debe recoger lo que exija cada una. Esta guía solo ha contrastado la ley catalana: comprueba en el boletín de tu comunidad si hay norma propia.

Qué tiene que llevar el plan

La ley estatal no publica modelo. Pide una cosa: que el plan contemple cómo aplicarás la jerarquía del artículo 5. Esa jerarquía, que repite el artículo 19 de la Ley 7/2022 para las empresas de distribución, es esta:

1. Prevenir: comprar y gestionar según las necesidades reales, sin generar excedentes.
2. Donar o redistribuir para consumo humano, o transformar lo no vendido en otro alimento.
3. Alimentación animal y fabricación de piensos.
4. Subproductos para otra industria.
5. Residuo: reciclado y compost; si no es posible, biogás o combustibles.

Saltarte un escalón es posible, pero hay que justificarlo por factibilidad técnica, seguridad alimentaria, viabilidad económica o medio ambiente (artículo 5.2). Ese «por qué no» es lo que más se le olvida a un plan escrito deprisa.

Una estructura que encaja con cómo funciona un almacén de distribución, partiendo de datos que ya existen:

Apartado	Qué pone una distribuidora	De dónde sale el dato
Diagnóstico	Kilos y euros de merma del último año, por familia y por causa: caducidad, rotura, devolución de cliente, cadena de frío	Movimientos de regularización del ERP con motivo
Prevención	Reglas de compra (stock de seguridad por rotación), FEFO, informe de riesgo de caducidad, vida útil mínima pactada con clientes	Procedimientos de compras y almacén
Destino del excedente	Qué familias se ofrecen a saldo, cuáles se donan, con qué entidad y con cuánta vida útil mínima	Convenio de donación
Escalones que no aplicas	Por qué el fresco de origen animal no va a alimentación animal, o por qué no hay entidad en la zona	Justificación del artículo 5.2
Responsable y revisión	Quién decide el destino de cada lote y cada cuánto se revisan las cifras	Organigrama

El diagnóstico es la parte que convierte el plan en algo útil. Si el ERP registra las regularizaciones de stock sin motivo, el plan no puede decir de dónde viene la merma.

El convenio de donación

El artículo 7 fija el contenido mínimo del acuerdo con la entidad receptora:

• Condiciones de recogida, transporte y almacenamiento.
• Compromisos de cada parte.
• La selección de lo que se dona la hace el donante, no la entidad.
• La entidad puede rechazar una donación, justificándolo. Entonces el donante vuelve a aplicar la jerarquía con lo rechazado y decide cómo se recoge o devuelve.

Dos reglas más afectan a los contratos con proveedores y clientes. Ninguna cláusula puede impedir la donación: si existe, es nula de pleno derecho (artículo 6.3). Y la entidad receptora tiene que llevar un registro de entradas y salidas que garantice la trazabilidad de lo donado (artículo 9). Tus albaranes de donación, con lote y fecha, son la primera línea de ese registro.

Qué se puede donar según la fecha

El Reglamento (UE) 2021/382 añadió al Reglamento 852/2004 un capítulo sobre redistribución de alimentos. Antes de donar hay que comprobar que el alimento no es nocivo y es apto para el consumo, y entonces:

Tipo de fecha	Se puede donar	Qué hay que revisar
Fecha de caducidad	Solo antes de que venza	Que quede vida útil suficiente para redistribuirlo y que el consumidor final lo use con seguridad
Consumo preferente (fecha de duración mínima)	Hasta esa fecha y después	Integridad del envase, condiciones de almacenamiento y transporte (temperatura), aspecto, olor y sabor
Sin fecha obligatoria	En cualquier momento	Lo mismo
Origen animal congelado	Según las fechas anteriores	Fecha de congelación y trazabilidad del lote

Es la diferencia práctica con la venta: el turrón con el consumo preferente vencido en enero no se suele servir a un bar, pero puede ir a un banco de alimentos tras revisarlo.

Cuánto cuesta donar frente a tirar

Aquí la norma juega a favor del almacén, siempre que la entidad esté acogida al régimen fiscal de la Ley 49/2002. Pueden acogerse, entre otras, las fundaciones y las asociaciones declaradas de utilidad pública que hayan optado por ese régimen (artículos 2 y 14); pide a la entidad que lo acredite por escrito.

IVA. Regalar mercancía es, para Hacienda, un autoconsumo que tributa (artículo 9.1.º b de la Ley del IVA). Con una entidad de la Ley 49/2002 que destine los alimentos a sus fines, la entrega tributa al 0 % (artículo 91.Cuatro) y, además, se presume un deterioro total que deja la base en cero (artículo 79.Tres). Como la entrega está sujeta y no exenta, no pierdes la deducción del IVA que soportaste al comprar (artículo 94).

Impuesto sobre Sociedades. Dos efectos que se compensan en parte:

• El coste de lo donado es un donativo y no es gasto deducible (artículo 15.e de la Ley del Impuesto sobre Sociedades). Si tiras la mercancía, la pérdida sí reduce la base imponible.
• A cambio, restas de la cuota el 40 % del valor contable de lo donado (artículos 18 y 20 de la Ley 49/2002), el 50 % si es el tercer año seguido que donas a la misma entidad un importe igual o mayor. La base de esa deducción no puede superar el valor de mercado del producto ni el 15 % de tu base imponible; lo que sobre se aplica en los diez años siguientes.

El valor de mercado es el detalle que cambia las cuentas. Un lote que caduca en tres semanas vale menos de lo que costó, y la deducción se calcula sobre lo que valdría hoy.

Coste neto de 1.200 € de excedente según su destino, empresa de reducida dimensión en 2026

• Tirarlo
• Donarlo a una entidad de la Ley 49/2002

Para aplicar la deducción necesitas el certificado de la entidad (artículo 24 de la Ley 49/2002): tu NIF y el suyo, mención expresa de que está incluida en el artículo 16 de esa ley, el documento que acredita la entrega, el destino que dará a lo donado y el carácter irrevocable de la donación. Sin certificado no hay deducción.

Qué pasa si no lo tienes

El régimen sancionador tiene una particularidad que casi ningún resumen cuenta. El artículo 20.2 dice que las infracciones son las que las comunidades autónomas contemplarán si regulan la prevención del desperdicio. Los importes del artículo 21 son estos, y las comunidades pueden subirlos:

Tipo	Ejemplos que afectan a una distribuidora	Multa
Leve	No aplicar la jerarquía o no justificar por qué; impedir la donación por contrato; no colaborar en la cuantificación de residuos	Apercibimiento o hasta 2.000 €
Grave	No tener el plan si estás obligado; destruir o alterar alimentos aptos para el consumo; repetir una leve en dos años	2.001 a 60.000 €
Muy grave	Repetir una grave en dos años	60.001 a 500.000 €

Un detalle de redacción: la infracción leve de no donar lo que sigue siendo apto se refiere a industrias alimentarias, distribución al por menor y hostelería. El mayorista no aparece en esa línea, pero sí en las de no tener plan y destruir alimentos aptos, que son graves.

Antes de la campaña de Navidad

• Calcula si estás obligado. Plantilla, ventas y balance del último ejercicio, y los metros de todos los almacenes del mismo NIF.
• Busca la entidad antes del excedente. Un convenio firmado en noviembre permite donar en enero sin improvisar. Pide el documento que acredite que está acogida a la Ley 49/2002.
• Fija la vida útil mínima de donación por familia: con cuántos días de margen se ofrece un lote a la entidad.
• Prepara el albarán de donación con lote, fecha y cantidad. Es tu prueba de entrega y la base de la trazabilidad de la entidad.
• Escribe el plan con las cifras de merma de este año. El de 2027 se compara con él.
• Revisa los contratos con fabricantes y clientes: una cláusula que prohíba donar es nula.

En el ERP

Casi todo lo que pide el plan sale de tres datos que el sistema debería guardar ya: motivo de cada regularización de stock, destino del producto que sale sin venta (saldo, donación, alimentación animal, residuo) y lote y fecha de cada salida. Si das de alta a cada entidad receptora como cliente, la donación se registra como una entrega más, con su albarán y precio cero, y el informe anual de mermas por causa y destino se saca del mismo sitio que el de ventas. Si las regularizaciones se hacen sin motivo, ese es el primer cambio. La forma de localizar lotes y fechas está en la guía de trazabilidad de lotes, y los criterios para elegir sistema, en la de ERP para distribuidores.