B-02 Normativa · Almacén y lotes

Trazabilidad de lotes en la distribuidora de alimentación: qué exige la ley y cómo cumplir

Qué te exige el Reglamento 178/2002 como distribuidor, qué datos guardar de cada lote, cómo hacer un simulacro de retirada y qué debe hacer tu ERP.

Por Marta Serrano Gil Actualizado el 30 de septiembre de 2026 9 min de lectura

Un lunes por la mañana te llama un fabricante: el lote L2614 de su salsa tiene un problema y hay que retirarlo. La pregunta que decide cómo va a ser tu semana es muy simple: ¿a qué clientes les has servido ese lote?

Si la respuesta sale del ERP en cinco minutos, avisas a doce clientes y a mediodía está resuelto. Si la respuesta es «lo servimos más o menos entre el 3 y el 20», avisas a trescientos, recoges producto que no tenía nada y pierdes la semana. La diferencia entre los dos escenarios no es el software. Es dónde y cuándo se apunta el lote.

Qué te exige la ley, en una frase

El Reglamento (CE) 178/2002 es la norma base de la legislación alimentaria europea. Su artículo 18 obliga a todos los operadores de empresa alimentaria a poder identificar:

Un paso atrás: a cualquier persona o empresa que te haya suministrado un alimento.
Un paso adelante: a las empresas a las que tú has suministrado tus productos.

Además, esa información tiene que estar a disposición de la autoridad competente cuando la pida. Y los productos que pones en el mercado deben estar etiquetados o identificados de forma que se facilite su trazabilidad.

El artículo 19 añade la otra mitad: si tienes motivos para pensar que un alimento que has importado, producido, transformado o distribuido no cumple los requisitos de seguridad, debes retirarlo del mercado e informar a la autoridad competente. Si ya ha llegado al consumidor, hay que informarle y, si hace falta, recuperarlo.

Fíjate en lo que no dice: no te obliga a saber quién es el consumidor final. Si vendes a un bar, tu trazabilidad termina en el bar.

La trazabilidad no es un papel, es una respuesta. Lo que la ley te pide es poder contestar dos preguntas, de quién lo recibiste y a quién se lo diste, cuando alguien las haga. Cómo lo guardes es cosa tuya.

Si distribuyes productos de origen animal, hay más detalle

Para carne, pescado, lácteos, huevos y demás alimentos de origen animal, el Reglamento de Ejecución (UE) 931/2011 concreta qué datos hay que tener de cada envío recibido y expedido:

Dato	Qué significa en tu almacén
Descripción exacta del alimento	El artículo tal como lo identifica el proveedor
Volumen o cantidad	Unidades, kilos o cajas recibidas o servidas
Nombre y dirección de quien lo expide	Tu proveedor (y el expedidor, si es distinto)
Nombre y dirección de quien lo recibe	Tu cliente (y el destinatario, si es distinto)
Referencia del lote, partida o envío	El lote del fabricante, cuando corresponda
Fecha de expedición	Fecha de salida de la mercancía

Esa información debe actualizarse a diario y estar disponible, como mínimo, hasta que pueda suponerse razonablemente que el alimento se ha consumido.

Aunque solo trabajes seco o bebidas, esta tabla es un buen estándar para todo el almacén. Si tu sistema la cumple para lo fresco, también la cumplirá para lo demás.

El lote se gana o se pierde en el muelle

La mayoría de las distribuidoras que tienen problemas de trazabilidad no los tienen por falta de programa. Los tienen porque el lote se apunta tarde, se apunta mal o no se apunta en uno de los cuatro momentos que importan.

1. Recepción

Es el momento crítico. Si el lote no entra en el sistema al descargar, todo lo que viene después se basa en suposiciones.

En la recepción deberías registrar, por cada línea del albarán del proveedor:

Artículo y cantidad recibida (no la pedida).
Lote del fabricante.
Fecha de caducidad o de consumo preferente, según lo que indique la etiqueta.
Temperatura de llegada si es producto refrigerado o congelado. Este dato forma parte de tu plan APPCC, no de la trazabilidad en sentido estricto, pero se registra en el mismo momento.
Incidencias: embalaje dañado, etiquetado ilegible, producto rechazado.

Si el proveedor envía la mercancía con etiqueta logística GS1-128, el lote y la fecha van codificados en el código de barras. Leerlos con un terminal en lugar de teclearlos elimina la mayor fuente de errores de la recepción.

2. Ubicación

Si un mismo artículo está en dos huecos del almacén con lotes distintos, el sistema tiene que saber qué lote hay en cada hueco. Si no, el preparador cogerá el que tenga más a mano.

Con un almacén pequeño y un lote activo por artículo puedes vivir sin ubicaciones. En cuanto convivan varios lotes, las necesitas.

3. Preparación del pedido

Aquí es donde se rompe la cadena en muchas empresas. El pedido sale con el artículo correcto, pero nadie apunta qué lote se ha cogido.

Hay tres formas de resolverlo, de peor a mejor:

El preparador anota el lote a mano en la hoja de preparación y alguien lo teclea después. Funciona si se hace siempre. No suele hacerse siempre.
El sistema asigna el lote al generar la orden de preparación (por fecha de caducidad, lo que se conoce como FEFO) y el preparador coge ese. Si coge otro, el dato queda mal.
El preparador lee el código de barras del bulto con un terminal y el sistema valida que el lote es el esperado. Es lo más fiable y lo que hace un SGA o un ERP con lectura de códigos.

4. Albarán y factura

El albarán de salida debe llevar, por línea, el lote servido. No solo porque lo vea el cliente: porque ese albarán es tu registro del paso adelante. Si tu sistema imprime el albarán sin lote, casi seguro que tampoco lo guarda.

Autoventa y lotes. Si tus vendedores venden directamente desde la furgoneta, el lote de cada venta también debe quedar registrado. Esto exige que la furgoneta se cargue con lotes conocidos y que la app de autoventa los gestione. Es uno de los puntos débiles más comunes; lo tratamos en la guía de preventa o autoventa.

Cómo se hace una retirada de producto, paso a paso

Cuando llega la alerta, sea de tu proveedor, de la autoridad sanitaria o de tu propio control de calidad, el orden de trabajo es este:

Bloquea el lote en el sistema para que no se pueda preparar ni vender. Si tu ERP no permite bloquear lotes, apúntalo como requisito para el próximo.
Localiza el stock físico: en qué ubicaciones está y en qué furgonetas de autoventa.
Saca la lista de clientes a los que se ha servido ese lote, con cantidades, fechas y datos de contacto.
Avisa a los clientes y organiza la recogida con el equipo de reparto.
Comunica a la autoridad sanitaria de tu comunidad lo que corresponda, según el artículo 19 del Reglamento 178/2002.
Documenta todo: a quién avisaste, cuándo, qué se recogió y qué se destruyó o devolvió al proveedor.

El paso 3 es el que distingue una retirada de cinco horas de una de cinco días.

El simulacro: la prueba que casi nadie hace

La mejor forma de saber si tu trazabilidad funciona es probarla antes de necesitarla. Un simulacro de retirada se hace así:

Elige un lote real de un producto con mucha rotación, servido hace dos o tres semanas.
Pon el cronómetro en marcha.
Pide al responsable de almacén la lista completa de clientes que lo recibieron, con cantidades, y el stock que queda.
Comprueba la lista contra los albaranes físicos de una muestra de clientes.
Apunta el tiempo y los errores.

Si tardas más de una hora o la lista no cuadra con los albaranes, tienes un problema en uno de los cuatro momentos de arriba. Encuéntralo antes de que lo encuentre una inspección.

Una distribuidora de refrigerados hace su primer simulacro con un lote de yogures. Tarda tres horas: el ERP guarda el lote en la recepción, pero no en los albaranes de salida, así que hay que cruzar fechas de entrada con pedidos a mano. La corrección no exige cambiar de sistema: basta con activar el lote obligatorio en la preparación y formar a dos personas. El segundo simulacro, un mes después, dura doce minutos.

Trazabilidad y APPCC: dónde encaja cada cosa

Se confunden a menudo. El Reglamento (CE) 852/2004 obliga en su artículo 5 a mantener procedimientos permanentes basados en los principios del APPCC (análisis de peligros y puntos de control crítico). En una distribuidora, el APPCC suele centrarse en:

Control de temperaturas en recepción, cámaras y transporte.
Limpieza y desinfección de instalaciones y vehículos.
Control de plagas.
Gestión de productos no conformes: rotos, caducados, devueltos.
Formación del personal que manipula alimentos.

La trazabilidad es uno de los requisitos que la inspección revisa junto al APPCC, pero no es lo mismo. Tu plan APPCC puede ser impecable y tu trazabilidad inexistente, o al revés.

Antes de todo esto: el registro sanitario

Si almacenas o distribuyes alimentos, por regla general debes estar inscrito en el Registro General Sanitario de Empresas Alimentarias y Alimentos (RGSEAA). El Real Decreto 191/2011 incluye expresamente las actividades de almacenamiento, distribución y transporte.

La inscripción se inicia con una comunicación previa a la autoridad sanitaria de tu comunidad autónoma y, en general, puedes empezar a trabajar desde ese momento. La excepción son los establecimientos de productos de origen animal que necesitan autorización previa según el Reglamento 853/2004. El comercio minorista queda fuera del registro estatal y va al registro autonómico.

Qué debe hacer tu software (y qué no)

Con lo anterior claro, la lista de requisitos para el ERP o el SGA sale sola:

Requisito	Por qué importa
Lote y fecha obligatorios en la recepción para los artículos que lo necesitan	Sin esto, todo lo demás es inútil
Lectura de GS1-128 (lote y fecha desde el código de barras)	Elimina errores de tecleo
Stock por lote y, si hay varias ubicaciones, por ubicación	El preparador sabe dónde está cada lote
Propuesta de lote por fecha (FEFO) al preparar	Sale primero lo que caduca antes
Lote en cada línea del albarán, también en autoventa	Es tu registro del paso adelante
Bloqueo de lote	Para que no se sirva durante una retirada
Informe «clientes por lote» y «lotes por proveedor»	Es la respuesta que te pedirán

Lo que el software no hace: obligar a la gente a leer el código de barras si puede saltárselo, ni corregir un lote mal apuntado en origen. El sistema pone las reglas; la disciplina en el muelle decide si se cumplen.

Si estás valorando cambiar de sistema, en la guía de ERP para distribuidores comparamos cómo resuelven esto las opciones más usadas en España. Y si tu problema es más de almacén que de gestión, empieza por la de SGA para una distribuidora pyme.

Los errores que vemos más a menudo

Lote genérico. Dar de alta un lote «VARIOS» o «SIN LOTE» para no frenar la recepción. Es cómodo hoy y te deja ciego mañana.
Trazabilidad solo de entrada. El lote se guarda al recibir, pero no al servir. Sabes de dónde vino, no a dónde fue.
Devoluciones sin lote. El cliente devuelve producto y se reintegra al stock sin identificar el lote. Tu inventario por lote deja de cuadrar.
Mezcla en la furgoneta. Los sobrantes de autoventa vuelven al almacén sin control de lote.
Nunca se ha probado. El sistema parece que funciona hasta que hay una retirada real.

Si reconoces tres o más, empieza por un simulacro esta semana. Te dirá dónde está el agujero mejor que cualquier consultor.

Preguntas frecuentes

¿Estoy obligado a registrar el lote en cada albarán de venta?

El Reglamento 178/2002 exige que puedas identificar a qué empresas has suministrado cada producto. No dice literalmente «en el albarán», pero si no guardas el lote por línea de salida solo podrás acotar la retirada por fechas, lo que obliga a avisar a muchos más clientes. Para alimentos de origen animal, el Reglamento de Ejecución 931/2011 sí pide expresamente la referencia del lote cuando corresponda.

¿La trazabilidad hacia el consumidor final también es cosa mía?

No. La obligación es un paso atrás y un paso adelante. Si vendes a una tienda o a un restaurante, tu responsabilidad termina en identificar a ese cliente. Él responde de su propio paso.

¿Tengo que estar inscrito en el RGSEAA si solo almaceno y distribuyo?

Sí, por regla general. El Real Decreto 191/2011 incluye expresamente el almacenamiento, la distribución y el transporte. La inscripción se inicia con una comunicación previa a la autoridad sanitaria de tu comunidad autónoma. Los establecimientos de productos de origen animal sujetos al Reglamento 853/2004 necesitan además autorización previa.

¿Cuánto tiempo tengo que conservar los registros de trazabilidad?

El Reglamento 178/2002 no fija un plazo único. La práctica habitual es cubrir al menos la vida útil del producto más un margen, y muchas comunidades autónomas y guías sectoriales dan plazos concretos. Consulta con tu autoridad sanitaria autonómica y, ante la duda, conserva más.

¿Con una hoja de cálculo es suficiente?

Con pocos productos y pocos lotes, puede bastar si se rellena siempre y en el momento. El problema aparece al crecer: la hoja no impide servir un pedido sin lote, no se cruza sola con los albaranes y no te da la lista de clientes afectados en minutos. Ahí es donde un ERP con control de lotes se paga solo.