Simulacro de retirada de producto en una distribuidora: pasos y plantilla

Una retirada real llega sin avisar: una llamada del fabricante, un correo de la autoridad sanitaria, una alerta publicada por la AESAN. Ese día no se aprende nada, se ejecuta lo que hay. El simulacro sirve para descubrir antes, con calma y sin producto en la calle, en qué punto se rompe el dato.

La guía de trazabilidad de lotes explica qué hay que registrar y cuándo. Esta baja al detalle del ejercicio: qué lote elegir, qué pedir, cómo cuadrarlo y qué papel queda al final.

Qué dice la norma y qué no

El Reglamento (CE) 178/2002 fija dos obligaciones que el simulacro pone a prueba:

• Artículo 18. Poder identificar a quien te ha suministrado un alimento y a las empresas a las que lo has suministrado, con «sistemas y procedimientos» que permitan poner esa información a disposición de la autoridad competente cuando la pida.
• Artículo 19. Retirar del mercado el alimento que no cumple los requisitos de seguridad e informar a la autoridad. El apartado 2 se dirige expresamente al distribuidor: quien se dedica a la venta al por menor o a la distribución sin tocar el envasado ni el etiquetado debe retirar el producto «dentro de los límites de las actividades que lleve a cabo», comunicar la información necesaria para su trazabilidad y cooperar con fabricantes y autoridades.

Lo que el reglamento no dice: no habla de simulacros, no fija una frecuencia y no da un tiempo máximo de respuesta.

La recomendación viene de la guía de trazabilidad de la AESAN. Su apartado 6.6 aconseja revisar el sistema habitualmente, dejar registro de la revisión y hacer «regularmente, un simulacro de demanda de la información sobre trazabilidad», evaluando dos cosas: la exactitud de la información y el tiempo de respuesta, que debe ser el mínimo posible. Añade que inspectores y clientes pueden proponer los casos, y que la prueba debe hacerse en los dos sentidos: desde un producto recibido hacia delante y desde uno expedido hacia atrás.

La Comisión Europea, en su Comunicación 2022/C 355/01 sobre sistemas de gestión de la seguridad alimentaria, sitúa la trazabilidad y los sistemas eficientes de retirada entre los programas de prerrequisitos sobre los que se apoya el APPCC. Es decir: forman parte de lo que una inspección espera encontrar funcionando.

Los tres cuadres de un simulacro

Un simulacro completo no es solo «sacar la lista de clientes». Son tres comprobaciones sobre el mismo lote:

Cuadre	Pregunta	De dónde sale
Hacia atrás	¿De qué proveedor vino, en qué albarán, qué día y cuánto?	Recepción
Hacia delante	¿A qué clientes fue, en qué albaranes, qué días y cuánto a cada uno?	Albaranes de salida y ventas de autoventa
De cantidades	Recibido = servido + en stock + mermas y roturas + devuelto al proveedor	Todo lo anterior más inventario

El tercero es el que más se salta y el que más enseña. Una lista de clientes puede parecer perfecta y esconder cien cajas que no aparecen en ningún sitio: se sirvieron sin lote, salieron con el lote del palé de al lado o están en una furgoneta.

Cuadre de cantidades del lote L0412, en cajas

• Servidas a 31 clientes: 186
• En el almacén: 38
• Bajas por rotura: 6
• Sin explicar en el primer cuadre: 10

Antes de empezar

1. Quién lo dirige. Una persona que no sea quien registra los lotes a diario: calidad, gerencia o administración. Si no hay nadie más, que al menos el caso lo elija otro.
2. Quién responde. Quien respondería en una retirada real, sin preparación previa. Avisar con una semana convierte el simulacro en una auditoría de papeles.
3. El lote. Sirve cualquiera que cumpla tres condiciones: producto con rotación, servido hace entre dos y cuatro semanas (para que haya salido a muchos clientes y aún quede algo) y que haya pasado por los canales que usas. Si tienes autoventa, elige alguna vez un producto que vaya en furgoneta.
4. El escenario. Una frase, tal como llegaría el aviso: «El fabricante comunica a las 9:40 que el lote L0412 de tal referencia debe retirarse».
5. El cronómetro. Se pone en marcha al leer la frase. Se apuntan los tiempos parciales.

El ejercicio, paso a paso

1. Bloquear el lote

Lo primero en una retirada real es que ese lote deje de salir. En el simulacro se comprueba cómo se haría: si el sistema permite bloquear un lote para que no se pueda preparar ni vender, cuánto tarda y si el bloqueo llega a los terminales del almacén y a la app de los vendedores. Se puede hacer de verdad y desbloquear al terminar, o describir el procedimiento si bloquear en real crea problemas. Apunta cuál de las dos cosas se ha hecho.

2. Localizar el stock

Cantidad del lote por ubicación, incluidas las que se olvidan: zona de devoluciones, muelle con pedidos ya preparados, mercancía en tránsito y furgonetas de autoventa. Luego alguien va físicamente a dos o tres ubicaciones y cuenta.

3. Sacar la lista de clientes

Por cada cliente: nombre, dirección de entrega, albarán, fecha, cantidad y teléfono o correo de contacto. Tiempo parcial cuando la lista está en la mano.

Si la lista sale por fechas («todos los que compraron la referencia entre el 3 y el 20») en lugar de por lote, apúntalo como resultado. No es un fallo del ejercicio, es el hallazgo.

4. Trazar hacia atrás

Albarán de entrada, proveedor, fecha, cantidad recibida y, si se registran, temperatura de llegada e incidencias. Comprueba que el lote del sistema coincide con el del albarán del proveedor.

5. Cuadrar cantidades

La cuenta de la tabla anterior. Si no cuadra, se busca la diferencia hasta donde sea razonable y se deja escrito lo que no se ha podido explicar.

6. Contrastar con papel

Elige cinco clientes de la lista y busca sus albaranes firmados. ¿Figura el lote? ¿Coincide la cantidad? Elige también dos albaranes de esas fechas con la misma referencia que no estén en la lista y mira qué lote llevan. Es la forma de detectar clientes que deberían estar y no están.

7. Probar la comunicación

Sin llamar a nadie, o llamando a dos o tres clientes con el aviso de que es una prueba: ¿hay un contacto válido para cada cliente de la lista? ¿Quién de la empresa llamaría, con qué mensaje, y quién avisaría a la autoridad sanitaria de la comunidad autónoma? ¿Está ese contacto escrito en algún sitio?

8. Parar el reloj y levantar acta

La plantilla del acta

El acta cabe en una página. Estos son los campos; cópialos a tu formato.

Campo	Qué anotar
Fecha y hora de inicio	Cuándo se lee el escenario
Dirige / responde	Nombres y puestos
Producto y lote	Referencia, descripción, lote, fecha de caducidad o consumo preferente
Escenario	La frase de partida
Bloqueo del lote	Hecho en real o descrito; tiempo; si alcanza a almacén y a ruta
Proveedor y entrada	Proveedor, albarán, fecha, cantidad recibida
Stock localizado	Cantidad por ubicación y por furgoneta; resultado del recuento físico
Clientes	Número de clientes, cantidad total servida; lista adjunta
Cuadre de cantidades	Recibido, servido, en stock, mermas, devuelto; diferencia sin explicar
Contraste con albaranes	Albaranes revisados y discrepancias
Contactos	Clientes sin contacto válido; contacto de la autoridad sanitaria
Tiempos	Hasta el bloqueo, hasta la lista de clientes, hasta el cuadre, total
Hallazgos	Qué ha fallado y en qué momento del proceso
Acciones	Qué se corrige, quién y para cuándo
Fecha del próximo simulacro
Firma	Quien dirige y quien responde

Guarda el acta con la lista de clientes y los informes impresos o exportados. La guía de la AESAN pide que quede registro de que la comprobación se ha hecho, y es lo primero que enseñarás si en una inspección te preguntan cómo verificas tu trazabilidad.

Cómo leer el resultado

El tiempo total importa menos que dónde se ha ido.

Síntoma	Dónde suele estar la causa
La lista de clientes sale por fechas, no por lote	El lote no se guarda en la línea del albarán de salida
El stock del sistema no coincide con el físico por lote	El preparador coge un lote distinto del asignado y nadie lo corrige
Aparece producto «sin lote» o con lote genérico	Recepción con prisa; lote no obligatorio en el artículo
No se sabe qué hay en las furgonetas	La carga de autoventa no registra lotes
Las devoluciones no cuadran	El producto devuelto se reingresa sin identificar el lote
La lista sale, pero tarda horas	El dato existe y no hay un informe que lo cruce
Nadie sabe a quién avisar	No hay procedimiento escrito ni contactos actualizados

Cada fila apunta a uno de los cuatro momentos en que se gana o se pierde el lote: recepción, ubicación, preparación y albarán. Corrige ese momento y repite el simulacro con otro lote al cabo de unas semanas. Un segundo ejercicio sobre el mismo lote no prueba nada.

Si la causa está en el sistema y no en la forma de trabajar (el albarán no tiene campo de lote, la app de autoventa no lo registra, el informe que cruza lote y cliente no existe), ningún procedimiento lo arregla: lo que debe guardar un ERP de distribución en cada uno de esos cuatro momentos está en la guía de ERP para distribuidores, y quién vende hoy en España uno con lotes y autoventa, en el mapa de fabricantes de ERP para distribución.

Variantes que conviene alternar

• Hacia delante, desde un lote: la descrita aquí.
• Hacia atrás, desde un cliente: un cliente reclama por un producto y solo tiene el albarán. ¿Qué lote se le sirvió, de qué proveedor era y a quién más fue?
• Desde el proveedor: el fabricante da un rango de lotes o una fecha de fabricación, no un lote exacto. ¿Puedes traducirlo a tus registros?
• Con autoventa: el lote ha ido en dos rutas. La liquidación de ese día, ¿permite saber a qué clientes se vendió?
• Fuera de horario: quién puede sacar la lista un sábado, sin el responsable de almacén.

Para la variante de autoventa, el registro de lotes en la carga y en la descarga se explica en la guía de liquidación de rutas de autoventa.

Cuánto tiempo guardar las actas y los registros

El Reglamento 178/2002 no fija un plazo de conservación. La guía de la AESAN da dos referencias: para productos destinados al consumidor final, como mínimo la vida útil del producto más seis meses; y cuando no se conoce el recorrido posterior del producto, el máximo posible, con cinco años como periodo indicativo. Para una distribuidora que mezcla producto de vida corta y larga, un plazo único de cinco años simplifica la decisión. Algunas comunidades autónomas y sectores tienen plazos propios: confírmalo con tu autoridad sanitaria.

Qué tiene que darte el software

El simulacro es también la mejor prueba de un ERP o de un SGA, propio o candidato:

Lo que pides	Lo que debe salir
Bloqueo de lote	Un estado que impida reservar, preparar y vender ese lote, también en la app de ruta
Stock por lote y ubicación	Incluidos los almacenes «furgoneta» y la zona de devoluciones
Informe «clientes por lote»	Con albarán, fecha, cantidad y contacto, exportable
Informe «entradas por lote»	Proveedor, albarán, fecha, cantidad
Movimientos del lote	Todas las entradas, salidas, bajas y devoluciones, para el cuadre

Si estás comparando sistemas, pide este ejercicio en la demo con un lote tuyo. Es el primer caso del guion de la guía de ERP para distribuidores, y el criterio para saber si además necesitas un sistema de almacén está en SGA para una distribuidora pyme.

Después del simulacro

Tres cosas, por este orden: corregir lo que ha fallado con responsable y fecha, poner en el calendario el siguiente y contarle el resultado al equipo de almacén. Un simulacro cuyo resultado solo conoce la gerencia no cambia la forma de apuntar un lote en el muelle.