Liquidación de rutas de autoventa: cómo cuadrar stock y caja cada día

En autoventa, cada furgoneta es un almacén con ruedas y una caja registradora. Sale por la mañana con miles de euros en producto y vuelve por la tarde con menos producto, dinero, justificantes de tarjeta, envases vacíos y alguna devolución. La liquidación es el momento en que todo eso se convierte otra vez en datos que cuadran. O no cuadran, y se sabe por qué.

La guía de preventa o autoventa explica cuándo conviene este modelo. Aquí va solo el cierre: qué se cuenta, en qué orden, qué papel queda y qué hacer con las diferencias.

Dos cuentas, no una

Toda liquidación resuelve dos igualdades. Conviene tenerlas escritas en la pared del muelle.

Cuenta de stock, por artículo y lote:

carga inicial + recargas − ventas − roturas declaradas + devoluciones de clientes = descarga

Cuenta de caja, por medio de pago:

cobros registrados en la app = efectivo + justificantes de tarjeta + cheques y pagarés + transferencias anotadas

Son independientes. Una ruta puede cuadrar la caja al céntimo y tener veinte cajas de producto sin explicar, o al revés. Por eso se cierran las dos, y por separado.

Antes de salir: sin buena carga no hay liquidación

La liquidación empieza por la mañana. Lo que no se registra en la carga no se puede cuadrar por la tarde.

• La carga es un traspaso del almacén central al almacén «furgoneta», con documento: la hoja de carga. Artículo, cantidad y lote.
• Se cuenta al cargar, y la firma quien carga y quien se lleva el vehículo. Si la carga se prepara la tarde anterior, se firma al recogerla.
• Lo que ya estaba en la furgoneta de ayer forma parte del stock inicial. O se descarga todo cada día, o se arrastra el saldo. Las dos opciones valen; mezclarlas, no.
• Las recargas a mitad de ruta son otro traspaso, con su documento.
• El fondo de caja para cambio se entrega contado y se anota.

Durante la ruta: lo que tiene que quedar registrado

Cada visita puede generar cinco tipos de movimiento, y los cinco afectan a la liquidación:

Movimiento	Afecta al stock	Afecta a la caja	Documento
Venta al contado	Sí	Sí	Factura o factura simplificada
Venta a crédito	Sí	No	Factura; el cobro llegará por remesa o transferencia
Cobro de una factura anterior	No	Sí	Recibo del cobro, aplicado a esa factura
Devolución de producto del cliente	Sí, entra	Según el caso	Abono, o descuento en la factura de la nueva entrega
Recogida de envases retornables	Sí, entra en envases	Según el caso	Lo mismo

Los dos que más diferencias producen son los cobros de facturas anteriores, cuando el vendedor recibe dinero y no lo aplica a ninguna factura, y las devoluciones, cuando el producto vuelve a la furgoneta sin documento.

Devoluciones y envases en la factura

El Reglamento de facturación, en su artículo 15.2, da una salida práctica para la autoventa: cuando el cliente devuelve mercancía o envases y embalajes con ocasión de un suministro posterior, no hace falta expedir una factura rectificativa. Se puede restar el importe de lo devuelto en la factura de la nueva entrega, tanto si el resultado es positivo como negativo, siempre que el tipo de IVA aplicable a todas las operaciones sea el mismo y que la entrega original se hubiera facturado. Si los tipos son distintos, o no hay una nueva entrega, toca rectificativa.

El mismo reglamento permite la factura simplificada cuando el importe no supera los 400 euros, IVA incluido (artículo 4). Si el cliente es empresario y la quiere para deducir el IVA, puede exigir que figuren su NIF, su domicilio y la cuota repercutida por separado (artículo 7.2).

El efectivo tiene un tope

El artículo 7 de la Ley 7/2012 prohíbe pagar en efectivo las operaciones de importe igual o superior a 1.000 euros cuando alguna de las partes actúa como empresario o profesional. Cuatro detalles de ese artículo que afectan a la ruta:

• Para calcular el importe se suman los pagos en que se fraccione la entrega. Dos cobros de 600 euros por la misma operación incumplen.
• Infringen los dos: quien paga y quien recibe, y responden de forma solidaria.
• La sanción es una multa del 25 % de la cantidad pagada en efectivo.
• Los justificantes del pago por otro medio se conservan cinco años.

La app debería impedir, o al menos avisar, cuando un vendedor registra un cobro en efectivo que alcanza el límite. En la liquidación, quien revisa la caja debería mirar los cobros en efectivo altos uno por uno.

Al volver: el orden importa

1. Cerrar la ruta en la app

El vendedor sincroniza y cierra su jornada antes de descargar. A partir de ese momento no se pueden añadir ventas ni cobros a esa ruta. Si se descarga con la ruta abierta, una venta que se anote después descuadra el stock.

2. Descargar y contar el stock

Alguien que no es el vendedor cuenta lo que vuelve, por artículo y lote, y lo compara con el stock teórico que da el sistema. El producto vuelve en tres estados y cada uno va a un sitio:

Estado	Destino	Movimiento
Vendible, no vendido	Vuelve al almacén o se queda cargado para mañana	Traspaso furgoneta → almacén, con lote
Devuelto por clientes	Zona de devoluciones, hasta decidir	Entrada en ubicación de devoluciones, con lote
Roto o deteriorado en ruta	Zona de bajas	Baja, con causa

En producto con frío, la decisión de reingresar depende de que la temperatura se haya mantenido durante toda la jornada. Es una decisión del plan APPCC, no de la liquidación, pero se toma en este mismo momento.

Los envases retornables (cajas, barriles, botellas) se cuentan aparte, con su propio saldo por cliente.

3. Contar la caja

El efectivo se cuenta delante del vendedor. Al total se le resta el fondo de cambio entregado por la mañana. Se suman los justificantes del datáfono (mejor, el cierre del terminal), los cheques o pagarés recibidos y las transferencias que el cliente dice haber hecho, que quedan como pendientes de comprobar en el banco, no como cobradas.

4. Comparar y explicar

Con las dos cuentas hechas, quedan las diferencias. Cada una se anota con su causa antes de firmar. Las causas habituales y qué hacer con cada una:

Diferencia	Causa probable	Qué se hace
Falta producto	Venta entregada y no registrada	Se localiza al cliente y se emite la factura
Falta producto	Entrega de más (una caja de regalo, un error de recuento en el cliente)	Se anota como diferencia; si se repite, se revisa la ruta
Falta producto	Rotura no declarada	Baja con causa
Sobra producto	Venta registrada y no entregada, o artículo confundido	Se corrige la factura o se entrega al día siguiente
Sobra y falta de dos artículos parecidos	Cruce de referencias o formatos	Se corrigen las dos líneas
El lote que vuelve no es el esperado	Se vendió un lote distinto del registrado	Se corrige el lote en las ventas del día; afecta a la trazabilidad
Falta dinero	Cobro registrado y no recibido, error en el cambio	Se anota; lo que se haga después depende de la política interna
Sobra dinero	Cobro recibido y no registrado	Se identifica la factura y se aplica

5. Firmar e ingresar

La hoja de liquidación la firman el vendedor y quien liquida. El efectivo se ingresa en el banco o pasa a la caja central con su apunte. Las diferencias aceptadas se contabilizan; las pendientes quedan abiertas con un responsable.

Un ejemplo completo

La hoja de liquidación

El documento final, en papel o en pantalla, lleva como mínimo:

• Ruta, fecha, vendedor, vehículo, quién liquida.
• Stock inicial, recargas, ventas, devoluciones, roturas, stock teórico y stock contado, por artículo y lote.
• Saldo de envases retornables.
• Cobros por medio de pago, registrados y entregados.
• Fondo de cambio entregado y devuelto.
• Diferencias de stock y de caja, cada una con su causa o marcada como «sin explicar».
• Transferencias pendientes de comprobar.
• Firmas y hora de cierre.

Qué hacer con las diferencias que se repiten

Una diferencia aislada es ruido. Lo que hay que mirar es la serie por ruta y por vendedor, semana a semana:

• Diferencias pequeñas, siempre del mismo signo y en el mismo artículo: suele ser un problema de unidad de medida o de formato (caja de 12 contra caja de 24) en la carga.
• Diferencias que aparecen en una sola ruta: revisar cómo se carga y cómo se cuenta esa ruta antes de sacar otras conclusiones.
• Diferencias de caja recurrentes: revisar si el fondo de cambio se entrega contado y si los cobros de facturas antiguas se aplican en la app.
• Muchas devoluciones de clientes: no es un problema de liquidación sino de carga o de producto próximo a caducar. La guía de FEFO y caducidades trata la vida útil mínima de entrega.

Fija un umbral por debajo del cual la diferencia se anota y se cierra, y por encima del cual alguien tiene que explicarla. El importe es una decisión de cada empresa.

Qué ocurre con los faltantes de caja o de producto respecto al vendedor (si existe un plus por quebranto de moneda, si puede repercutirse algo) depende del convenio colectivo aplicable y del contrato. No es una cuestión que se resuelva en el muelle: consúltala con tu asesoría laboral antes de escribir la norma interna.

Si la app factura, la app cumple Verifactu

Una app de autoventa que emite facturas es un sistema informático de facturación a efectos del Real Decreto 1007/2023. Con las fechas del Real Decreto-ley 15/2025, debe estar adaptada antes del 1 de enero de 2027 si la empresa tributa por el Impuesto sobre Sociedades, y antes del 1 de julio de 2027 en los demás casos.

Para la liquidación, la consecuencia práctica es que una factura emitida en ruta no se edita ni se borra al cuadrar: si la venta estaba mal, se corrige con una rectificativa o con el mecanismo que el reglamento prevé. La corrección de errores de la tarde tiene que pasar por ahí. Pregunta a tu proveedor cómo lo hace su app y cómo envía los registros cuando la furgoneta ha estado sin cobertura. El contexto completo está en factura electrónica y Verifactu.

Qué pedirle al software

Función	Por qué
Almacén por furgoneta, con stock por lote	Sin él no hay cuenta de stock
Hoja de carga propuesta a partir de la ruta y con lotes	La carga es el primer documento de la liquidación
Cierre de ruta que bloquea nuevas ventas	Para que el recuento corresponda a una jornada cerrada
Pantalla de liquidación: teórico contra contado, por artículo y lote	Es el trabajo de cada tarde
Cobros por medio de pago y aplicados a factura	Para la cuenta de caja y para el riesgo del cliente
Aviso de cobro en efectivo en el límite legal	Ley 7/2012
Devoluciones y envases con documento	Para que lo que entra en la furgoneta tenga origen
Diferencias con causa obligatoria e histórico por ruta	Para ver patrones
Corrección de ventas mediante rectificativa	Verifactu
Funcionamiento sin cobertura y sincronización al cierre	Sin esto, nada de lo anterior es fiable

El cobro registrado en ruta también tiene que actualizar la deuda del cliente el mismo día. Si no, el límite de riesgo que ve el vendedor mañana estará mal, como se explica en riesgo de clientes y cobros.

Los ERP generalistas no suelen traer esta pantalla de serie; la aportan verticales de distribución o módulos de movilidad. Qué opción la incluye y cuál la resuelve con un añadido está en la guía de ERP para distribuidores.

El caso concreto de Odoo, donde la autoventa no forma parte del producto estándar, está desarrollado en Odoo para distribuidores.

Señales de que la liquidación no funciona

• Se liquida «cuando hay tiempo», varias rutas juntas.
• El vendedor cuenta su propia descarga.
• Hay un artículo «varios» o un lote «sin lote» en la furgoneta.
• Las diferencias se compensan entre días en lugar de anotarse.
• Nadie mira el histórico.

Cualquiera de las cinco se corrige con procedimiento antes que con software. El orden es ese: primero quién cuenta, cuándo y con qué documento. Después, la herramienta que lo haga rápido.