Rutas de reparto en una distribuidora: cómo planificarlas y cuándo usar software

En una distribuidora, el reparto es a menudo el mayor coste variable después de la mercancía. Y es el que menos se mide. Se sabe lo que cuesta la flota al año, pero pocas empresas saben cuánto les cuesta cada parada o cuál de sus rutas pierde dinero.

Esta guía no empieza por el software. Empieza por las decisiones que ningún programa puede tomar por ti y termina con cuándo merece la pena un planificador de rutas y cuánto cuesta.

Una ruta se decide en tres niveles

Nivel	Pregunta	Cada cuánto se revisa	Quién decide
Estratégico	¿Qué zonas se sirven qué días?	Cada pocos meses	Dirección y comercial
Táctico	¿Qué clientes van en qué vehículo?	Cada semana o cada día	Jefe de tráfico
Operativo	¿En qué orden se hacen las paradas?	Cada día	Planificador o software

La mayoría de las empresas que compran un planificador de rutas esperan que resuelva el nivel estratégico. No lo hace. Si tus zonas están mal diseñadas, el software optimizará muy bien una mala ruta.

Paso 1: pon a tus clientes en un mapa

Parece obvio y casi nadie lo tiene. Necesitas cada punto de entrega con:

• Coordenadas correctas. La dirección fiscal de un restaurante no siempre es la puerta por donde se descarga. Guarda la dirección de entrega, no solo la de facturación.
• Volumen medio por entrega (kilos, cajas o palés).
• Frecuencia de entrega.
• Ventana horaria: a qué hora se puede entregar. La hostelería, por ejemplo, suele querer el producto antes del servicio de comidas.
• Restricciones: calle peatonal, zona de carga y descarga, necesidad de vehículo pequeño, muelle o no, si hay que subir escaleras.
• Temperatura: seco, refrigerado o congelado.

Con esto en una hoja y un mapa, verás cosas que no se ven en un listado: clientes aislados que cuestan una hora de ida y vuelta, zonas donde vas tres días a la semana con la furgoneta medio vacía, o dos rutas que se cruzan.

Paso 2: diseña zonas y días de reparto

La regla más rentable en distribución es repartir cada zona siempre los mismos días. Cuando lo haces:

• El cliente sabe cuándo recibe y pide en consecuencia.
• El comercial de preventa visita el día anterior al reparto, así que la ruta comercial y la de reparto se alinean. Lo explicamos en preventa o autoventa.
• Las rutas son estables y el repartidor conoce a los clientes, los accesos y los horarios.
• Puedes llenar mejor cada vehículo.

Para diseñar las zonas:

1. Agrupa por proximidad y accesos, no por código postal. Un río, una autovía o un casco antiguo peatonal separan más que una línea administrativa.
2. Equilibra carga: cada zona-día debería llenar un número entero de vehículos sin superar la jornada.
3. Decide la frecuencia por tipo de cliente. Un supermercado puede necesitar tres entregas a la semana; una tienda pequeña, una.
4. Negocia excepciones. El cliente que quiere recibir el martes estando en la zona del jueves tiene tres opciones: cambiar de día, pagar el servicio especial o alcanzar un pedido mínimo que lo justifique.

Paso 3: asigna clientes a vehículos

Cada día, con los pedidos cerrados (tras la hora de corte), hay que repartir las entregas entre los vehículos disponibles. Las restricciones son:

• Capacidad: peso máximo, volumen, número de palés.
• Temperatura: el congelado no va en un vehículo sin equipo de frío. Si mezclas temperaturas, necesitas compartimentos o vehículos distintos.
• Tamaño del vehículo: algunas calles o zonas solo admiten furgonetas.
• Jornada del conductor: la ruta tiene que caber en el horario, incluida la vuelta.
• Normativa: si tus vehículos superan las 3,5 toneladas, en general se aplican los tiempos de conducción y descanso del Reglamento (CE) 561/2006 y el uso de tacógrafo, con las excepciones que el propio reglamento y la normativa nacional prevén.

Zonas de bajas emisiones

La Ley 7/2021 de cambio climático, en su artículo 14, obligó a los municipios de más de 50.000 habitantes y a los territorios insulares a establecer zonas de bajas emisiones. Cada ayuntamiento decide qué vehículos entran, según su etiqueta ambiental, y en qué horarios. Para tu reparto significa dos cosas: revisar las ordenanzas de cada ciudad que sirves y tener en cuenta la etiqueta de cada vehículo al asignarlo a una ruta urbana.

Paso 4: el orden de las paradas

Este es el nivel en el que un algoritmo gana claramente a una persona. Ordenar veinte paradas teniendo en cuenta distancias reales, sentidos de circulación, ventanas horarias y tiempos de descarga es un problema matemático que crece muy deprisa con cada parada. Un buen jefe de tráfico lo hace bien con la ruta que conoce. Lo hace peor cuando cambia la mitad de las paradas o hay que reorganizar por una baja.

Un planificador de rutas hace esto:

1. Lee los pedidos del día con dirección, peso, volumen y ventana horaria.
2. Tiene en cuenta los vehículos disponibles y sus capacidades.
3. Propone qué paradas hace cada vehículo y en qué orden.
4. Envía la ruta a la app del conductor, que registra la entrega, la firma y las incidencias.
5. Informa al cliente de la hora prevista, si lo configuras.

Paso 5: mide antes de cambiar nada

Antes de rediseñar zonas o comprar software, mide cuatro semanas de tus rutas actuales. Por cada ruta y día:

• Paradas realizadas.
• Kilómetros recorridos.
• Horas de jornada.
• Kilos o cajas entregados.
• Entregas fallidas o incompletas, con el motivo.

Y calcula tres indicadores:

Indicador	Cómo se calcula	Para qué sirve
Coste por parada	Coste total de la ruta ÷ paradas	Saber qué te cuesta servir a un cliente
Kilos (o cajas) por parada	Kilos entregados ÷ paradas	Detectar clientes que no justifican la visita
Entregas perfectas	Entregas completas, a tiempo y sin incidencias ÷ total	Calidad del servicio

El coste total de la ruta incluye conductor (sueldo y cotizaciones de las horas de ruta), vehículo (amortización o renting, seguro, mantenimiento), combustible o energía y peajes. No hace falta precisión contable; basta con que el cálculo sea el mismo antes y después.

Software de rutas: opciones y precios

Hay tres tipos de solución:

1. El módulo del ERP. Algunos ERP y verticales de distribución incluyen planificación de reparto. Conviene preguntar exactamente qué hacen, porque «rutas» puede significar cosas muy distintas: desde asignar un día de reparto a cada cliente hasta optimizar el orden de las paradas. Por ejemplo, según su documentación oficial, la gestión de envíos de Odoo agrupa entregas en lotes y los asigna a vehículos y muelles por peso y volumen, pero no optimiza el orden de las paradas; para eso hacen falta integraciones o aplicaciones de terceros.

2. Un planificador de rutas especializado, conectado al ERP. Reciben los pedidos, optimizan y devuelven las entregas confirmadas. Algunos publican precios:

Producto	Qué publica	Precio mostrado
Routal (empresa española)	Plan Light	83 € al mes, con 4 vehículos incluidos; +16 € por vehículo extra
	Plan Standard	166 € al mes, con 4 vehículos incluidos; +41 € por vehículo extra
	Enterprise	Precio a medida
OptimoRoute	Planes Lite y Pro	35,10 y 44,10 dólares por conductor y mes, con pago anual (solo publica precios en dólares)
Routific	Por volumen de pedidos	Gratis hasta 100 pedidos al mes; 150 dólares al mes de 101 a 1.000 pedidos (en dólares)

Precios verificados el 30/09/2026 en la web de cada fabricante. Ninguna de las tres páginas indica si los precios incluyen IVA; Routal muestra además un descuento por pago anual. Comprueba el precio vigente antes de decidir.

3. Hoja de cálculo y experiencia. Con pocas rutas estables, un buen jefe de tráfico y zonas bien diseñadas, puede bastar. El problema aparece cuando crece el número de vehículos o cambian mucho los pedidos de un día a otro.

Qué preguntar en la demo

• ¿Tiene en cuenta ventanas horarias, capacidad en peso, volumen y palés, y temperatura?
• ¿Cómo se integra con mi ERP? ¿Quién mantiene la integración?
• ¿La app del conductor funciona sin cobertura? ¿Registra firma, fotos e incidencias?
• ¿Puedo fijar zonas y días y que optimice solo el orden dentro de ellos?
• ¿Cuánto cuesta con mi número de vehículos, no con el del plan de ejemplo?

Errores frecuentes

• Comprar el optimizador antes de ordenar las zonas. Optimiza el caos.
• Direcciones de entrega mal geolocalizadas. El algoritmo manda al conductor a la dirección fiscal y el camión da la vuelta a la manzana.
• Ignorar el tiempo de descarga. Una parada de dos palés en un supermercado no dura lo mismo que tres cajas en un bar.
• No cerrar los pedidos a una hora fija. Sin hora de corte no hay planificación, solo reacción.
• No medir. Sin coste por parada, no sabrás si el cambio ha funcionado.

Si además de rutas tienes que decidir el sistema de gestión completo, pasa por la guía de ERP para distribuidores.