Preventa o autoventa: cómo elegir el modelo de venta en ruta de tu distribuidora

Pocas decisiones cambian tanto una distribuidora como esta. El modelo de venta decide cuánta gente necesitas, qué perfil tienen, cuánto stock va rodando en furgonetas, cómo se prepara el almacén y cuánto efectivo circula fuera de la oficina.

Y aun así, en muchas empresas nadie lo decidió: se hace así porque siempre se ha hecho así. Esta guía te ayuda a revisarlo con criterio.

Los tres modelos, en corto

Preventa. El comercial visita al cliente según una ruta fija, o le llama (televenta), y toma el pedido. El pedido llega al almacén, se prepara y un repartidor lo entrega después, normalmente al día siguiente o en el siguiente día de reparto de esa zona. Quien vende y quien entrega son personas distintas.

Autoventa. El vendedor sale por la mañana con la furgoneta cargada. En cada visita vende lo que el cliente necesita, lo descarga, emite la factura o el ticket y muchas veces cobra. Al volver, liquida: devuelve lo que no ha vendido y entrega el dinero.

Mixto. Cualquier combinación. Las más comunes:

• Preventa para casi todo y un repartidor con stock extra para ventas de oportunidad y urgencias.
• Autoventa para hostelería, que compra poco, a menudo y de un surtido corto, y preventa para tiendas y supermercados, que compran más volumen de un surtido amplio.

Comparativa: qué cambia con cada modelo

	Preventa	Autoventa
Personas por ruta	Comercial + repartidor	Una persona que vende y reparte
Surtido que se puede ofrecer	Todo el catálogo	Lo que cabe en la furgoneta
Tamaño de pedido típico	Medio o grande	Pequeño y frecuente
Stock fuera del almacén	Solo el que va a entregarse	Toda la carga de cada furgoneta
Preparación en almacén	Por pedido	Por carga de furgoneta
Plazo de entrega	Al día siguiente o en el próximo reparto	Inmediato
Cobro	Normalmente a plazo, domiciliado	A menudo al contado en la visita
Riesgo de caja	Bajo	Alto: efectivo en la calle
Perfil del vendedor	Comercial, gestiona cartera	Vendedor-repartidor, más físico
Control de lotes	En el almacén	También en cada furgoneta

Ninguno es mejor en abstracto. Lo que cambia es dónde pones la complejidad: en preventa, en la coordinación entre comercial, almacén y reparto; en autoventa, en el control de lo que va y vuelve en cada furgoneta.

Cómo elegir: cinco preguntas

1. ¿Cuántas referencias compra un cliente típico? Si son pocas y siempre las mismas (bebidas en un bar, pan, helados), la autoventa funciona. Si el cliente elige entre cientos de referencias, necesitas preventa.
2. ¿Cuánto pesa un pedido medio? Pedidos grandes llenan una furgoneta de autoventa en tres visitas. Pedidos pequeños y frecuentes hacen que la preventa te cueste dos visitas (vender y entregar) por muy poco importe.
3. ¿Necesita el cliente el producto hoy? En reposición urgente, un bar que se queda sin barriles, por ejemplo, la autoventa gana porque entrega en el momento.
4. ¿Hay producto con frío? La autoventa de refrigerados y congelados exige vehículos con equipo de frío y control de temperatura durante toda la jornada. Es posible, pero cuesta más.
5. ¿Cómo pagan tus clientes? Si muchos pagan al contado, la autoventa te cobra en el acto, pero te obliga a controlar el efectivo. Si todos pagan a 30 o 60 días por domiciliación, el cobro inmediato deja de ser una ventaja.

Cómo funciona bien una ruta de preventa

La ruta es semanal y fija

Cada comercial tiene sus clientes repartidos por días de visita: los lunes, esta zona; los martes, aquella. La frecuencia depende del cliente: los grandes, cada semana o más; los pequeños, cada dos o cuatro semanas. Con esa ruta, el reparto se puede planificar por zonas y días, y el cliente sabe cuándo le visitan y cuándo recibe.

La relación entre la ruta comercial y la de reparto la desarrollamos en la guía de rutas de reparto.

La hora de corte es sagrada

Si el almacén prepara por la tarde lo que se reparte mañana, necesita saber a qué hora deja de entrar pedidos. Una hora de corte clara, y que se respete, evita la mitad de las urgencias. El pedido que llega después, sale en el siguiente reparto o con un recargo.

El comercial ve lo que ve la oficina

En la visita, el comercial necesita en su tableta o su móvil:

• Tarifa y condiciones de ese cliente, con sus descuentos y promociones vigentes.
• Historial de compras, para sugerir lo que suele pedir y detectar lo que ha dejado de pedir.
• Stock disponible, para no vender lo que no hay.
• Riesgo y deuda pendiente, para no aceptar pedidos de un cliente bloqueado. Lo explicamos en la guía de riesgo de clientes y cobros.

Cómo funciona bien una ruta de autoventa

La carga

Por la mañana, cada furgoneta se carga con una hoja de carga que el sistema propone a partir de la ruta del día y las ventas habituales de esos clientes. La carga es un traspaso de almacén: el stock pasa del almacén central al «almacén furgoneta». Si hay productos con lote, la carga debe registrar qué lotes suben a cada vehículo. Sin eso, pierdes la trazabilidad hacia delante que exige el Reglamento 178/2002. Más detalle en la guía de trazabilidad de lotes.

La visita

En cada cliente, el vendedor registra la venta en la app, imprime o envía la factura o el ticket, y cobra si toca. Todo se descuenta del stock de su furgoneta.

La liquidación

Al volver, cada ruta se liquida:

1. Cuadre de stock: carga inicial − ventas + devoluciones de clientes = lo que debería volver. Se cuenta lo que vuelve y se compara.
2. Cuadre de caja: cobros registrados en la app = efectivo + cheques + pagos con tarjeta. Se cuenta y se compara.
3. Descarga: lo que vuelve reingresa en el almacén con su lote.

Una liquidación que se hace «mañana» no es una liquidación. Las diferencias se explican el mismo día o no se explican nunca.

El efectivo tiene límite legal

Cuando alguna de las partes actúa como empresario o profesional, el artículo 7 de la Ley 7/2012 prohíbe pagar en efectivo operaciones de 1.000 euros o más. No vale fraccionar la operación para quedar por debajo. Tu app debería avisar al vendedor antes de aceptar un cobro en efectivo que supere el límite.

La factura en la furgoneta

En autoventa, la factura se emite en la visita. Dos cosas que conviene tener claras:

Factura completa o simplificada. El Reglamento de facturación permite emitir factura simplificada (el antiguo «ticket») cuando el importe no supera 400 euros, IVA incluido, entre otros supuestos. Si el cliente es una empresa que quiere deducirse el IVA, la factura simplificada debe llevar su NIF y domicilio, además de la cuota de IVA repercutida. En la práctica, casi todas las autoventas a hostelería y comercio emiten factura completa.

Verifactu. Un programa que emite facturas es un sistema informático de facturación a efectos del Real Decreto 1007/2023. Tras el Real Decreto-ley 15/2025, las fechas en vigor son el 1 de enero de 2027 para quienes tributan por el Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto. Si tu app de autoventa factura por su cuenta, ella también tiene que cumplir. Pregunta al proveedor por su declaración responsable y por cómo gestiona el envío de registros cuando la furgoneta no tiene cobertura.

Lo explicamos a fondo en la guía de factura electrónica y Verifactu.

Qué debe hacer la app del comercial

Función	Preventa	Autoventa
Funcionar sin cobertura y sincronizar después	Imprescindible	Imprescindible
Tarifas, descuentos y promociones por cliente	Imprescindible	Imprescindible
Historial de compras y sugerencia de pedido	Muy útil	Muy útil
Stock del almacén en tiempo real	Imprescindible	Útil
Stock de la furgoneta y lotes cargados	No aplica	Imprescindible
Aviso de riesgo o bloqueo del cliente	Imprescindible	Imprescindible
Emisión de factura con requisitos de Verifactu	Solo si factura	Imprescindible
Impresora portátil o envío de factura por correo	No aplica	Imprescindible
Cobros y liquidación de caja	Útil	Imprescindible
Firma del cliente y fotos de incidencias	Útil	Muy útil
Ruta del día y registro de visitas	Muy útil	Muy útil

Lo más importante de la tabla es la primera fila. Una app que no funciona sin cobertura no sirve para vender en la calle. Pruébala en un sótano durante la demo.

La segunda es la integración. La app debe leer del ERP las tarifas, condiciones y riesgo, y devolverle pedidos, facturas y cobros sin que nadie teclee nada dos veces. Si hay que reintroducir a mano, tarde o temprano habrá diferencias.

Opciones que se usan en España

Hay dos caminos:

• Módulo de movilidad del propio ERP. Por ejemplo, Wolters Kluwer ofrece un módulo de movilidad comercial para a3ERP, y para Microsoft Dynamics 365 Business Central existen verticales de socios españoles para distribución, como Ekadis, que incluye preventa, liquidación con repartidores y carga de camiones. Ventaja: la integración viene hecha.
• App especializada conectada al ERP. Hay apps pensadas para distribuidores de alimentación y bebidas que se conectan con un ERP concreto. Antes de elegir una, comprueba con qué ERP se integra de serie y quién mantiene esa integración cuando uno de los dos se actualiza.

Si estás eligiendo sistema desde cero, la guía de ERP para distribuidores compara cómo resuelve cada opción la venta en ruta.

Señales de que tu modelo no encaja

• Los repartidores de preventa vuelven con muchas devoluciones porque el cliente «ya no lo quería». El plazo entre pedido y entrega es demasiado largo para ese cliente.
• Las furgonetas de autoventa vuelven con más de la mitad de la carga. La carga no está ajustada a la ruta, o la ruta no tiene suficiente venta.
• Los comerciales de preventa pasan más tiempo resolviendo incidencias de reparto que vendiendo.
• La liquidación de autoventa tiene diferencias todos los días y nadie las explica.
• Clientes pequeños reciben dos visitas por pedidos mínimos, una para vender y otra para entregar.

Cualquiera de estas señales, sostenida varios meses, merece revisar el modelo en esa zona o ese tipo de cliente. No hace falta cambiarlo todo: muchas distribuidoras mejoran más separando qué clientes van por cada modelo que eligiendo un modelo único.