Factura electrónica obligatoria y Verifactu para distribuidores: fechas y qué hacer

Entre enero de 2027 y, previsiblemente, 2028, la forma de facturar de una distribuidora va a cambiar dos veces. Primero, el programa con el que facturas tendrá que cumplir Verifactu. Después, las facturas a otras empresas tendrán que ser electrónicas y estructuradas, y tus clientes tendrán que comunicar cuándo te las pagan.

Son dos obligaciones distintas, con fechas distintas, que conviene preparar juntas.

Las fechas, de un vistazo

Obligación	A quién	Fecha	Estado
Verifactu	Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades	1 de enero de 2027	Confirmada (RDL 15/2025)
Verifactu	Resto de obligados, incluidos autónomos	1 de julio de 2027	Confirmada (RDL 15/2025)
Factura electrónica B2B	Empresas con más de 8 millones de euros de volumen de operaciones	12 meses tras la entrada en vigor de la orden ministerial	Pendiente de la orden
Factura electrónica B2B	Resto de empresas y profesionales	24 meses tras la entrada en vigor de la orden ministerial	Pendiente de la orden

Verifactu: el programa con el que facturas

Qué es

El Real Decreto 1007/2023 fija los requisitos de los sistemas informáticos de facturación: cualquier programa que uses para emitir facturas, desde el ERP de la oficina hasta la app de autoventa de la furgoneta. La Orden HAC/1177/2024 desarrolla las especificaciones técnicas.

En esencia, el programa debe garantizar que las facturas no se pueden alterar sin dejar rastro: cada factura genera un registro de facturación encadenado con el anterior, la factura lleva un código QR y el sistema guarda un registro de eventos. Puedes elegir entre enviar esos registros a la Agencia Tributaria en el momento (la modalidad «VERI*FACTU») o conservarlos con requisitos adicionales de firma y custodia.

Cuándo

Tras el Real Decreto-ley 15/2025, convalidado por el Congreso en diciembre de 2025, las fechas en vigor son:

• 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades: la mayoría de las distribuidoras, que son sociedades limitadas o anónimas.
• 1 de julio de 2027 para el resto: autónomos, comunidades de bienes y demás.

A quién no se aplica

El reglamento no se aplica a quienes llevan los libros registro del IVA a través del SII. Muchas distribuidoras medianas y grandes ya están en el SII, porque es obligatorio, entre otros, para las empresas que superan el umbral de gran empresa a efectos de IVA. Si es tu caso, Verifactu no te afecta, pero la factura electrónica sí.

Tampoco se aplica en los territorios forales del País Vasco y Navarra, que tienen sus propios sistemas.

Qué comprobar con tu proveedor de software

• Que te entregue su declaración responsable de cumplimiento. No hay «software homologado»: la Agencia Tributaria no mantiene una lista de programas aprobados.
• Que la cumplan todos los programas que emiten facturas: el ERP, el TPV de la tienda o del cash, la app de autoventa y cualquier herramienta paralela.
• Cómo gestiona la app de autoventa los registros cuando no hay cobertura.
• Qué versión necesitas y cuánto cuesta la actualización.

La Ley General Tributaria, en su artículo 201 bis, sanciona con 50.000 euros por ejercicio la tenencia de sistemas de facturación que no cumplan los requisitos. No es un riesgo que compense.

Factura electrónica B2B: el formato y el intercambio

De dónde viene

La Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, conocida como «Crea y Crece», estableció en su artículo 12 la obligación de expedir y recibir facturas electrónicas en las operaciones entre empresarios y profesionales. El desarrollo reglamentario llegó con el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado el 31 de marzo de 2026 y en vigor desde el 20 de abril de 2026.

Cuándo, de verdad

Los plazos del Real Decreto 238/2026 no cuentan desde su propia entrada en vigor, sino desde la de una orden ministerial que regula la solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria:

• 12 meses después, para quienes tuvieron un volumen de operaciones de más de 8 millones de euros el año anterior.
• 24 meses después, para el resto.

El Ministerio de Hacienda sometió a consulta pública un proyecto de esa orden en abril de 2026. El borrador fijaba su entrada en vigor el 1 de octubre de 2026, lo que llevaría a 1 de octubre de 2027 y 1 de octubre de 2028. Pero a 30 de septiembre de 2026 la orden no se ha publicado en el BOE, así que esas fechas no son definitivas y lo más probable es que se retrasen. Desconfía de quien te las dé por seguras.

Qué exige

• Formato estructurado. La factura debe ajustarse al modelo semántico europeo EN 16931 en una de cuatro sintaxis: UBL, CII, Facturae o el mensaje de factura de EDIFACT. Un PDF no es una factura electrónica a estos efectos.
• Dos vías de envío. Puedes usar plataformas privadas de intercambio, que deben ser interoperables y conectarse entre sí, o la solución pública gratuita de la Agencia Tributaria. Las plataformas privadas deben remitir una copia a la Agencia.
• Estados de la factura. Hay que comunicar los estados de la factura, como su aceptación o rechazo y su pago, en un plazo de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales.
• Pago. El destinatario debe comunicar el pago completo o el rechazo de la factura a la solución pública. La Agencia Tributaria facilitará esa información al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada.
• Transición. Durante los primeros 12 meses, las empresas de más de 8 millones deben acompañar la factura electrónica con una copia en PDF, y para las demás la comunicación de estados es voluntaria.

Qué cambia en una distribuidora

Si ya trabajas por EDI con la gran distribución

El mensaje de factura de EDIFACT es uno de los formatos admitidos, precisamente por su implantación en sectores como el de la alimentación. Tus flujos EDI pueden seguir siendo el canal, pero habrá que comprobar con tu proveedor de EDI que cumplen el modelo EN 16931 y las nuevas obligaciones de estados y copia a la Agencia Tributaria. Más en la guía de EDI con grandes superficies.

Si vendes a cientos de bares y tiendas

Este es el cambio grande. Hoy muchos clientes pequeños reciben la factura en papel con la mercancía o un PDF por correo. Con la obligación en marcha, tendrán que recibirla en formato electrónico, sea a través de una plataforma o de la solución pública. Tu ERP tendrá que saber, cliente a cliente, por qué vía se envía cada factura.

Si facturas en la furgoneta

La app de autoventa emite facturas: debe cumplir Verifactu en 2027 y, cuando llegue la obligación, generar facturas electrónicas válidas para clientes empresarios. Lo desarrollamos en preventa o autoventa.

En los cobros

Tus clientes tendrán que comunicar cuándo te pagan, y esa información llegará a la Agencia Tributaria y al Observatorio de la Morosidad. Por primera vez habrá un registro público de quién paga tarde. Para una distribuidora que cobra a hostelería, es una buena noticia. Lo vemos en riesgo de clientes y cobros.

En las rectificativas

Los rappels, abonos y devoluciones se documentan con facturas rectificativas, y estas también quedan sujetas a Verifactu y a la factura electrónica. Ver rappels.

Plan de trabajo recomendado

1. Ahora: confirma con tu asesor si estás en el SII y cuál fue tu volumen de operaciones del último año. Eso decide qué te afecta y cuándo.
2. Antes de diciembre de 2026: si estás obligado a Verifactu, haz inventario de todos los programas que emiten facturas y pide la declaración responsable de cada uno. La app de autoventa suele olvidarse.
3. Primer trimestre de 2027: revisa con tu proveedor de ERP y de EDI cómo emitirán y recibirán facturas en UBL o EDIFACT y cómo gestionarán los estados y los pagos.
4. Cuando se publique la orden: calcula tu fecha exacta y planifica la migración de clientes a la vía electrónica, empezando por los de más volumen.
5. Durante todo el proceso: si estás pensando en cambiar de ERP, hazlo antes de estas fechas, no a la vez. Migrar de sistema y de modelo de facturación en el mismo mes multiplica el riesgo. La guía de ERP para distribuidores te ayuda a decidir.