Rappels en distribución: cómo calcularlos, contabilizarlos y que no se te escape ninguno

En distribución mayorista, el margen de la factura cuenta solo una parte de la historia. Otra parte del beneficio llega o se va al final del trimestre o del año, en forma de rappels, bonificaciones y aportaciones que no aparecen en ningún albarán.

Por eso los rappels son uno de los sitios donde una distribuidora pierde más dinero sin darse cuenta: acuerdos con proveedores que nadie reclama, rappels a clientes calculados sobre ventas brutas, escalados mal aplicados o condiciones que solo conoce el director comercial.

Qué es un rappel

Un rappel es un descuento que se gana al alcanzar un volumen de compra o de venta en un periodo determinado: un trimestre, un semestre, un año. A diferencia del descuento comercial, no se aplica en la factura del momento, sino al cerrar el periodo, sobre lo acumulado.

En una distribuidora conviven dos direcciones:

	Rappel de compras	Rappel de ventas
Quién lo concede	Tu proveedor (el fabricante)	Tú
Quién lo recibe	Tú	Tu cliente
Efecto	Rebaja tu coste de compra	Rebaja tu ingreso por ventas
Cuenta del PGC	609 Rappels por compras	709 Rappels sobre ventas
Riesgo típico	No reclamarlo o reclamarlo tarde	Pagarlo de más

Cómo se calcula: tres formas de escalado

El acuerdo define tramos de volumen y un porcentaje para cada uno. Lo que cambia, y lo que más discusiones provoca, es cómo se aplica el porcentaje:

1. Retroactivo (desde el primer euro). Si alcanzas el tramo, el porcentaje se aplica a todo el volumen del periodo.
2. Escalonado (solo sobre el exceso). Cada porcentaje se aplica solo a la parte del volumen que cae en su tramo, como en el IRPF.
3. Fijo sin tramos. Un porcentaje único sobre todo el volumen, a veces condicionado a un mínimo.

Condiciones que hay que dejar por escrito

• Base de cálculo: ¿compras o ventas brutas o netas de devoluciones? ¿Con o sin otros descuentos? ¿Sin IVA? Lo lógico es base imponible neta de devoluciones y abonos.
• Artículos incluidos: todo el catálogo del proveedor, una familia, solo novedades.
• Periodo y fecha de liquidación.
• Escalado: retroactivo o escalonado.
• Condiciones adicionales: pago en plazo, crecimiento sobre el año anterior, surtido mínimo, exclusividad.
• Forma de liquidación: factura rectificativa, abono a cuenta, compensación con facturas pendientes.

En la cadena alimentaria, además, la Ley 12/2013 exige contratos alimentarios por escrito en muchas operaciones, y esos contratos deben recoger el precio y sus condiciones. Un rappel que solo existe en un correo de hace dos años es una mala idea también por eso.

Cómo se contabiliza

El Plan General de Contabilidad tiene cuentas específicas:

• 609. Rappels por compras. Descuentos y similares que te conceden tus proveedores por haber alcanzado un volumen de pedidos. Para mercaderías, la subcuenta 6090. Se abona cuando el rappel se devenga. Rebaja tus compras.
• 709. Rappels sobre ventas. Descuentos que concedes a tus clientes por alcanzar un volumen de pedidos. Para mercaderías, la subcuenta 7090. Se carga. Rebaja tus ventas.

Un punto que conviene hablar con tu asesor: el devengo. Si al cierre del ejercicio ya has alcanzado el volumen de un rappel que el proveedor aún no te ha liquidado, o que tú aún no has pagado a un cliente, la imagen fiel de las cuentas pide reconocerlo en ese ejercicio, no cuando llegue el papel. Para eso necesitas saber cuánto llevas acumulado de cada acuerdo, y eso nos lleva al control.

El IVA de los rappels

La Ley del IVA distingue según el momento:

• Los descuentos concedidos en el momento de la operación no forman parte de la base imponible (artículo 78.Tres.2.º). Es el descuento comercial de toda la vida, que va en la propia factura.
• Los descuentos concedidos después, como los rappels, reducen la base imponible de las operaciones a las que se refieren (artículo 80.Uno.2.º).

Esa reducción se documenta con factura rectificativa, según el artículo 15 del Reglamento de facturación. Para descuentos por volumen de operaciones, la rectificativa no necesita identificar cada factura original: basta con indicar el periodo al que se refiere.

En la práctica:

• Rappel de compras: tu proveedor te emite una factura rectificativa. Rebaja tu IVA soportado.
• Rappel de ventas: tú emites una factura rectificativa al cliente. Rebaja tu IVA repercutido.

Rappels a clientes: cuándo tienen sentido

Los rappels de compras los decide el fabricante. Los de ventas los decides tú, y no siempre son buena idea.

Tienen sentido cuando quieres premiar el volumen de clientes que podrían repartir sus compras entre varios distribuidores: cadenas de hostelería, grupos de tiendas, colectividades. El rappel les da una razón para concentrar las compras contigo sin bajar la tarifa a todos.

Tienen menos sentido cuando el cliente ya te compra todo lo que necesita. Ahí el rappel no cambia su comportamiento: es un descuento de fin de año que regalas.

Tres ideas para diseñarlos bien:

• Tramos que exijan crecimiento, no que premien lo que el cliente ya compraba. Toma como referencia su volumen del año anterior.
• Condiciona el rappel al pago en plazo. Si el cliente paga tarde, no hay rappel. Es la palanca de cobro más barata que existe. Ver riesgo de clientes y cobros.
• Calcula el margen después del rappel, no antes. Un cliente con mucho volumen y un rappel alto puede ser menos rentable que uno pequeño a tarifa, sobre todo si además exige entregas frecuentes. El coste de servirle está en la guía de rutas de reparto.

Más allá del rappel: aportaciones y acciones promocionales

En alimentación y bebidas, los fabricantes a menudo financian parte de la actividad comercial del distribuidor: promociones a clientes, descuentos en el punto de venta, material, degustaciones o campañas en hostelería. Según cómo se pacte, el distribuidor aplica el descuento al cliente y luego reclama al fabricante la parte que le corresponde.

Estas aportaciones tienen los mismos problemas que los rappels, multiplicados: cada campaña tiene sus fechas, artículos, clientes y porcentajes. Si no se registran al vender, reclamarlas a final de mes exige reconstruir las ventas campaña por campaña. Muchas veces no se reclaman enteras.

La regla es la misma para todo: el acuerdo entra en el sistema antes de la primera venta y el sistema calcula lo que corresponde reclamar.

Cómo controlarlos sin hojas de cálculo

1. Registra cada acuerdo en el ERP: proveedor o cliente, artículos, periodo, tramos, tipo de escalado, base y condiciones.
2. Calcula el acumulado cada mes. Cuánto llevas comprado o vendido de cada acuerdo, en qué tramo estás y cuánto rappel has devengado.
3. Contabiliza el devengo según el criterio que acuerdes con tu asesor.
4. Reclama al cierre del periodo con el cálculo detallado. El fabricante tendrá el suyo; si no coinciden, la conversación es sobre datos, no sobre impresiones.
5. Revisa los cobrados. Un rappel reconocido que no se cobra es una cuenta por cobrar más. Síguela como cualquier otra.
6. Usa el acumulado para vender. Si a un cliente le faltan 3.000 € para el siguiente tramo, tu comercial debería saberlo en noviembre, no en enero.

Qué debe hacer el ERP

Función	Mínimo	Deseable
Acuerdos de rappel	Por cliente y proveedor, con tramos	Retroactivo y escalonado; por familia o artículo
Base de cálculo	Ventas o compras netas	Excluir artículos, devoluciones y otros descuentos según el acuerdo
Seguimiento	Informe de acumulados	Aviso cuando un cliente está cerca del siguiente tramo
Liquidación	Factura rectificativa por periodo	Rectificativa automática, con Verifactu y factura electrónica
Aportaciones de fabricante	Registro manual	Cálculo automático por campaña y reclamación al fabricante

Muchos ERP generalistas gestionan bien tarifas y descuentos en factura, pero resuelven los rappels a posteriori con informes o desarrollos a medida. Los verticales de distribución suelen traerlos de serie. Pídelo en la demo con un acuerdo real tuyo, con escalado retroactivo y devoluciones, y comprueba el cálculo a mano. Más criterios en la guía de ERP para distribuidores.

Errores frecuentes

• Calcular sobre ventas brutas. Pagas rappel por lo que luego te devolvieron.
• No saber si el escalado es retroactivo. Descubres la diferencia al liquidar.
• Acuerdos que solo conoce una persona. Cuando se va, se van con ella.
• Olvidar los rappels de compras. Nadie en tu empresa tiene el incentivo de reclamarlos si nadie los mide.
• Rectificativas sin periodo. Problemas con Hacienda y con tu cliente.

Si trabajas con grandes superficies, sus acuerdos suelen incluir rappels y otras condiciones que se reflejan también en los mensajes EDI. Lo vemos en la guía de EDI con grandes superficies.