EDI con grandes superficies: qué mensajes te van a pedir y cómo empezar

El día que una cadena de supermercados o una central de compras te da de alta como proveedor, llega un documento que muchas distribuidoras no esperan: la guía de proveedor, con un apartado que dice que los pedidos, las expediciones y las facturas se intercambian por EDI.

Si tu sistema no está preparado, la tentación es contratar un portal donde teclear a mano lo que te piden. Funciona al principio. Con volumen, se convierte en una fuente de errores, rechazos y facturas que no se pagan a tiempo.

Qué es el EDI, sin tecnicismos

EDI (electronic data interchange, intercambio electrónico de datos) es que tu sistema y el de tu cliente se envíen documentos comerciales en un formato que los dos entienden sin que nadie los teclee: el cliente te envía un pedido, tu ERP lo recibe como pedido; tú le envías la factura, su sistema la recibe como factura.

En gran consumo, el formato más extendido es EANCOM, un subconjunto de EDIFACT definido por GS1. En España, GS1 está representada por AECOC, que asigna los códigos y publica guías de implantación.

Los mensajes que te van a pedir

Mensaje	Qué es	Quién lo envía	¿Habitual?
ORDERS	Pedido de compra	Cliente	Casi siempre
ORDRSP	Respuesta al pedido: aceptado, modificado o rechazado	Tú	A veces
DESADV	Aviso de expedición: qué va en cada palé, con lotes y fechas	Tú	Casi siempre
RECADV	Aviso de recepción: qué ha recibido realmente el cliente	Cliente	Según cliente
INVOIC	Factura	Tú	Casi siempre
PRICAT	Catálogo de artículos y precios	Tú	Según cliente
REMADV	Aviso de pago	Cliente	Según cliente

Por ejemplo, en sus páginas de integración con Mercadona y Carrefour, el proveedor de EDI EDICOM cita como mensajes habituales ORDERS, DESADV e INVOIC. Los mensajes exactos dependen del acuerdo comercial, del tipo de proveedor y del flujo logístico. La guía de proveedor de cada cadena es la que manda.

Los códigos que lo sostienen todo

El EDI no funciona sin identificar sin ambigüedad cada cosa. Para eso están los códigos GS1:

• GTIN identifica un artículo. El de la unidad de consumo es el código de barras que ve el consumidor (normalmente de 13 dígitos). La caja y el paquete tienen su propio GTIN. Si distribuyes productos de terceros, los GTIN son del fabricante.
• GLN identifica una ubicación o una entidad: tu empresa, tu almacén, cada tienda o plataforma de tu cliente, su dirección de facturación. En un pedido EDI, el cliente no te dice «la tienda de la calle Mayor»: te envía un GLN.
• SSCC identifica una unidad logística, normalmente un palé. Es un número único que tú generas con tu prefijo GS1 y que va en la etiqueta logística GS1-128 del palé.

El flujo completo, paso a paso

1. Pedido. El cliente envía un ORDERS con sus GLN (quién pide, dónde se entrega, quién paga), los GTIN y las cantidades. Tu ERP debe convertirlo en un pedido de venta sin tecleo, traduciendo cada GTIN a tu artículo y cada GLN a tu cliente y dirección de entrega.
2. Confirmación (si la piden). Si no puedes servir todo, envías un ORDRSP indicando qué sirves.
3. Preparación. El almacén prepara el pedido por palés. Por cada palé, el sistema genera un SSCC, imprime la etiqueta GS1-128 y registra qué artículos, cantidades, lotes y fechas lleva. Aquí se juega todo.
4. Aviso de expedición. Antes de que el camión llegue, envías el DESADV con la estructura exacta de lo que va: palés, SSCC, artículos, cantidades, lotes y fechas.
5. Recepción. El cliente recibe leyendo las etiquetas y comparando con tu DESADV. Si lo usa, te envía un RECADV con lo que realmente ha recibido.
6. Factura. Envías el INVOIC, que debería coincidir con lo recibido. Las diferencias entre lo pedido, lo enviado, lo recibido y lo facturado son la causa típica de facturas bloqueadas o pagadas tarde.
7. Pago. Algunos clientes envían un REMADV con el detalle de lo que pagan y lo que descuentan.

Por qué el DESADV es el mensaje difícil

Enviar un pedido o una factura por EDI es relativamente fácil: son documentos que tu ERP ya genera. El DESADV no. Exige saber exactamente qué hay en cada palé, y eso significa que la preparación en el almacén tiene que registrar:

• Qué bultos van en qué palé.
• Qué lote y fecha lleva cada línea, algo que ya deberías registrar por trazabilidad.
• El SSCC de cada palé, generado por el sistema, no escrito a mano.

Si tu almacén prepara con papel y la estructura de palés no existe en el sistema, el DESADV se «inventa» después en la oficina. Y un DESADV que no coincide con el camión es peor que no enviarlo.

Cómo implantarlo: tres caminos

1. EDI web o portal. El proveedor de EDI te da acceso a una web donde ves los pedidos que te llegan y rellenas a mano los DESADV y facturas. Barato y rápido de arrancar. Sirve para pocos pedidos al mes y un solo cliente EDI. No escala: todo se teclea dos veces, en el ERP y en el portal.

2. EDI integrado con el ERP a través de un proveedor. Tu ERP genera y lee ficheros, y un proveedor de EDI (una red de valor añadido) los traduce al formato de cada cliente y los transmite. Es lo más habitual en distribuidoras con varios clientes EDI. Necesitas que tu ERP sepa generar esos ficheros, o un conector ya hecho entre tu ERP y el proveedor.

3. Conexión directa. Tu sistema se conecta directamente con el del cliente (por ejemplo, con protocolos como AS2). Solo compensa con volúmenes grandes y equipo técnico propio.

Los proveedores de EDI no suelen publicar precios en su web; normalmente hay una cuota fija y un coste por mensaje o por volumen. Pide presupuesto con tu número real de clientes, pedidos y líneas al mes.

Qué debe hacer tu ERP

Función	Por qué
GTIN por artículo y por unidad de embalaje	Para traducir los pedidos y facturar en la unidad que pide el cliente
GLN por cliente, dirección de entrega y dirección de facturación	Para entender a quién y dónde se sirve
Importación de ORDERS sin tecleo	Para no introducir errores al pasar el pedido
Preparación por palés con SSCC	Para generar el DESADV real
Impresión de etiqueta GS1-128	Para que el palé se pueda recibir leyendo
Lote y fecha por línea de expedición	Lo pide el DESADV y lo exige la trazabilidad
Generación de INVOIC a partir de la factura	Para no teclear la factura en el portal
Conciliación con RECADV y REMADV	Para detectar diferencias antes de que se conviertan en impagos

Cómo empezar sin morir en el intento

1. Lee la guía de proveedor de tu cliente: qué mensajes, qué versión, qué plazos (por ejemplo, cuánto antes de la llegada debe estar el DESADV) y qué etiqueta de palé exige.
2. Consigue tus códigos GS1: prefijo de empresa para generar SSCC y GLN propios. En España, a través de AECOC.
3. Carga los GLN de tu cliente (tiendas, plataformas, dirección de facturación) y los GTIN de todos los artículos y embalajes que le vas a servir.
4. Elige el camino (portal, proveedor integrado o conexión directa) según el volumen previsto, no el del primer mes.
5. Prueba con el cliente: casi todas las cadenas exigen una fase de pruebas antes de pasar a producción.
6. Arranca con un solo punto de entrega y amplía cuando el DESADV coincida siempre con el camión.

EDI y factura electrónica obligatoria

La obligación de factura electrónica entre empresas del Real Decreto 238/2026 admite el mensaje de factura de EDIFACT entre sus formatos válidos, junto a UBL, CII y Facturae. Si ya facturas por EDI a tus clientes de gran distribución, ese canal sigue sirviendo, pero tendrás que comprobar con tu proveedor de EDI que cumple el modelo europeo y las nuevas obligaciones de estados y copia a la Agencia Tributaria. Y el resto de tus clientes, los que hoy reciben papel, también tendrán que recibir factura electrónica. Lo explicamos en factura electrónica y Verifactu.

Las condiciones comerciales de las cadenas (rappels, aportaciones promocionales, descuentos por servicio) se liquidan a menudo con documentos que también viajan por EDI. Si no las controlas, lo que llega en el REMADV será una sorpresa. Ver rappels.