Riesgo de clientes y cobros en distribución: límites, plazos legales e impagados

Una distribuidora de alimentación trabaja con márgenes estrechos. Eso tiene una consecuencia incómoda: un impagado se come el margen de muchas ventas buenas. Si ganas un 5 % neto sobre lo que vendes, una factura de 1.000 euros que no cobras necesita 20.000 euros de ventas cobradas para compensarse.

Esta guía va de evitar ese agujero: cuánto riesgo dar a cada cliente, qué plazos permite la ley, cómo cobrar y qué hacer el primer día que un cliente se retrasa.

Primero, lo que dice la ley sobre plazos

Alimentación: 30 o 60 días desde la entrega

La disposición adicional primera de la Ley 15/2010 establece un régimen especial para productos agroalimentarios:

• Frescos y perecederos: el aplazamiento de pago no puede superar 30 días desde la entrega.
• Resto de alimentos: máximo 60 días desde la entrega.

Son frescos o perecederos los que conservan sus cualidades aptas para comercialización y consumo durante menos de 30 días, o los que necesitan temperatura regulada en su comercialización y transporte. Es decir: casi todo el refrigerado y el congelado, además de fruta, verdura, pan o pescado.

La misma norma añade dos obligaciones documentales:

• El cliente debe documentar la entrega y la recepción con su fecha, en el mismo acto. Tu albarán firmado cumple esta función.
• Tú debes indicar en la factura el día del calendario en que debe producirse el pago, y hacerla llegar antes de que pasen 30 días desde la entrega.

La Ley 12/2013 de la cadena alimentaria refuerza este marco: obliga a formalizar por escrito muchos contratos alimentarios, exige que recojan los plazos de pago conforme a la Ley 15/2010 y considera práctica comercial desleal el incumplimiento de los plazos de pago.

Otros productos: la Ley de morosidad

Para lo que no es alimentación (droguería, ferretería, material eléctrico), rige la Ley 3/2004 de morosidad: si no se pacta nada, 30 días; pactando, máximo 60 días. Cualquier cláusula que lo supere es nula.

Intereses y costes de cobro

Si un cliente se retrasa, la Ley 3/2004 te da derecho, sin necesidad de aviso previo, a:

• Intereses de demora al tipo del Banco Central Europeo más ocho puntos, salvo pacto distinto.
• Una indemnización fija de 40 euros por costes de cobro, más los costes adicionales que puedas justificar.

Reclamarlos o no es una decisión comercial. Tenerlos en el contrato y en las condiciones generales es una decisión inteligente.

El límite de riesgo: cuánto dejas a deber a cada cliente

Qué cuenta como riesgo

El error más común es mirar solo el saldo vencido. El riesgo real de un cliente es la suma de:

1. Facturas pendientes, vencidas y no vencidas.
2. Albaranes entregados y no facturados.
3. Pedidos aceptados y pendientes de servir.
4. Efectos o remesas cobrados anticipadamente al banco y aún no vencidos, si tu banco puede devolvértelos.

Un cliente con el saldo al día puede tener un riesgo enorme si ha hecho tres pedidos grandes esta semana.

Cómo fijar el límite

No hay una fórmula oficial. Un método razonable combina:

• Consumo esperado: lo que compra en un periodo de pago. Si compra 3.000 euros al mes y paga a 30 días, su riesgo normal ronda esos 3.000 más el pedido en curso.
• Historia de pago: si paga siempre en fecha, puedes dar algo de margen; si se retrasa, menos.
• Información externa: informes comerciales y, si lo tienes, la cobertura del seguro de crédito. Si la aseguradora concede 5.000 euros a un cliente, darle 20.000 significa asumir tú los otros 15.000.
• Tipo de cliente: un bar recién abierto no es una cadena de supermercados. Para clientes nuevos, empieza con poco y amplía con el historial.

El bloqueo tiene que ser automático

Un límite que se consulta de vez en cuando no es un límite. El sistema debe bloquear el pedido cuando el cliente supera su riesgo o tiene facturas vencidas por encima de cierto importe o antigüedad, y alguien con nombre decide si se desbloquea.

Ese bloqueo tiene que verlo el comercial en la app de preventa antes de tomar el pedido, no el almacén al prepararlo. Si el comercial vende y la oficina bloquea después, has perdido el tiempo de todos y has quedado mal con el cliente. Lo tratamos en preventa o autoventa.

Cómo cobrar: medios de pago

Medio	Ventajas	Riesgos
Adeudo SEPA B2B	Cobro en fecha; sin derecho de devolución de adeudos autorizados	El cliente debe registrar el mandato en su banco
Adeudo SEPA básico (CORE)	Fácil de implantar	El cliente puede pedir la devolución durante ocho semanas
Transferencia	Sin comisiones de devolución	Depende de que el cliente pague a tiempo
Efectivo en la entrega	Cobro inmediato	Límite legal y riesgo de caja
Tarjeta en la entrega	Cobro inmediato y trazable	Comisión del datáfono
Pagaré o cheque	Documento de cobro	Puede no tener fondos; gestión manual

Dos reglas prácticas:

• Domicilia siempre que puedas, y con clientes empresa, en esquema B2B. Es el medio que menos depende de la buena voluntad del cliente cada mes.
• Efectivo con control. En autoventa y reparto con cobro, el efectivo es cómodo para el cliente, pero no puede superar 1.000 euros por operación cuando una de las partes es empresario, según el artículo 7 de la Ley 7/2012. Y cada euro cobrado en la calle tiene que cuadrarse el mismo día.

Qué hacer cuando un cliente no paga

Lo que más determina que cobres no es el procedimiento judicial, es la velocidad. Un calendario tipo:

1. Día 1 de retraso: aviso automático por correo o mensaje. Muchos retrasos son despistes.
2. Día 3 a 5: llamada de administración. Pregunta cuándo va a pagar y apúntalo.
3. Día 7 a 10: bloqueo de nuevos pedidos hasta regularizar, o servicio solo al contado. El comercial lo sabe y lo explica.
4. Día 15 a 30: requerimiento formal por escrito (burofax o similar), con los intereses y la indemnización que marca la ley.
5. Después: negociación de un calendario de pagos por escrito o reclamación. Para deudas dinerarias documentadas existe el procedimiento monitorio, pensado para cobrar deudas sin oposición de forma relativamente ágil; tu abogado te dirá si es el camino.

Los días son orientativos. Lo importante es que el calendario exista, sea automático y no dependa de que alguien se acuerde.

El IVA de lo que no cobras

Si una factura resulta incobrable, el artículo 80 de la Ley del IVA permite en ciertas condiciones reducir la base imponible y recuperar el IVA que ingresaste. Hay requisitos y plazos estrictos (tiempo desde el devengo, reclamación judicial o requerimiento notarial, factura rectificativa en plazo y comunicación a la Agencia Tributaria). Si esperas demasiado, lo pierdes. Habla con tu asesor en cuanto veas que una deuda se complica.

Qué medir cada mes

Indicador	Cómo se calcula	Qué te dice
Periodo medio de cobro	Saldo de clientes ÷ ventas del periodo × días del periodo	Cuántos días tardas de media en cobrar
Antigüedad de saldos	Deuda por tramos: no vencida, 1-30 días, 31-60, más de 60	Dónde se concentra el problema
Clientes bloqueados	Número y deuda de clientes bloqueados	Si el bloqueo funciona
Incobrables	Deuda dada por perdida en el periodo	Lo que ya no vas a recuperar

Compara el periodo medio de cobro con el plazo legal que te aplica. Si vendes sobre todo perecederos y tu periodo medio supera con mucho los 30 días, alguien está pagando fuera de plazo, y probablemente no es un cliente solo.

Qué debe hacer tu ERP

• Calcular el riesgo completo (facturas, albaranes, pedidos y efectos) en tiempo real.
• Bloquear pedidos automáticamente por riesgo o por deuda vencida, con desbloqueo autorizado.
• Mostrar el bloqueo y el saldo en la app de preventa y autoventa.
• Calcular el vencimiento de cada factura según la condición de pago del cliente y el tipo de producto, e imprimirlo en la factura como exige la Ley 15/2010.
• Generar remesas SEPA con gestión de mandatos y devoluciones.
• Enviar avisos de vencimiento y de impago automáticos.
• Informe de antigüedad de saldos por cliente, comercial y ruta.

Si tu sistema actual no hace la mitad de esto, lo notarás en tu cuenta de clientes. Los criterios para elegir uno nuevo están en la guía de ERP para distribuidores.