Odoo para distribuidores de alimentación: qué cubre de serie y qué no

Casi todo lo que se publica en español sobre Odoo y distribución lo firma alguien que lo implanta. Esta guía hace otra cosa: coge la lista de lo que necesita una distribuidora de alimentación y bebidas y la contrasta, fila a fila, con lo que la documentación oficial de Odoo 19 dice que el producto hace. Lo que está documentado se enlaza. Lo que no aparece se dice que no aparece.

No es una prueba de uso ni una valoración de ningún socio. Es el mapa para llegar a la demo sabiendo qué preguntar.

Qué es Odoo y cómo se paga

Odoo es un ERP modular: ventas, compras, inventario, contabilidad, CRM, punto de venta y decenas de aplicaciones más sobre una sola base de datos. Se contrata por usuario y el precio incluye todas las aplicaciones. Su página de precios mostraba esto el 1 de octubre de 2026:

Plan	Pago anual	Pago mensual	Qué incluye
Una aplicación gratis	0 €	0 €	Una sola aplicación, usuarios ilimitados, en Odoo Online
Estándar	24,90 € usuario/mes	31,10 € usuario/mes	Todas las aplicaciones, en Odoo Online
Personalizado	44,90 € usuario/mes	56,90 € usuario/mes	Todas las aplicaciones; Odoo Online, Odoo.sh o servidor propio; Studio, varias empresas, API externa

Precios verificados el 01/10/2026 en la web de Odoo. La tabla no indica si incluyen IVA. La página anuncia además un descuento durante los primeros 12 meses para las licencias contratadas al inicio (19,90 € el Estándar y 35,90 € el Personalizado, con pago anual) y advierte de que el alojamiento en Odoo.sh no está incluido.

Dos detalles de esa página importan mucho a una distribuidora.

El plan Estándar no admite módulos a medida. Odoo lo dice así en sus preguntas frecuentes: el plan Estándar se aloja en Odoo Online, «en la que alojamos bases de datos sin módulos personalizados», y el Personalizado es para quien necesita varias empresas en una base de datos o personalizar con Studio, desarrollos propios o la API. Como verás más abajo, tres de las cinco cosas que distinguen a un ERP de distribución no vienen de serie. Si las resuelves con módulos, tu precio de partida es el del plan Personalizado, no el del Estándar.

Existe un «usuario Light» a 7,90 €. La misma página lo ofrece para cuentas con funciones limitadas, entre ellas «Operador de códigos de barras de inventario» y «Servicios de campo», y el uso del Punto de venta como empleado. No se contrata en línea: Odoo remite a un presupuesto con uno de sus comerciales. Para un almacén con ocho preparadores y terminales de mano, la diferencia entre ocho usuarios completos y ocho Light es dinero. Pídelo por escrito.

De serie: lo que Odoo documenta

Lotes, fechas y FEFO

Es la parte mejor resuelta para alimentación. Según la documentación de lotes y la de fechas de caducidad:

• Un producto con seguimiento por lotes no deja validar la recepción sin lote. El sistema muestra un error y exige el dato.
• Cada lote lleva cuatro fechas: caducidad, consumo preferente, eliminación (cuándo debe salir del stock) y alerta. Se calculan a partir de los días configurados en el producto o se teclean en la recepción con la fecha real de la etiqueta.
• La estrategia FEFO reserva primero el lote con la fecha de eliminación más próxima. Se activa por ubicación o por categoría de producto.
• Un ajuste imprime los lotes en el albarán de entrega, y cada lote tiene un informe de trazabilidad con su recorrido: de dónde vino, dónde estuvo y a quién se envió.
• Los lotes que han pasado la fecha de alerta aparecen con un filtro de «alerta de caducidad».

Con eso se cubre lo que pide la guía de trazabilidad de lotes en recepción y salida, y el núcleo de FEFO y caducidades.

Códigos de barras y preparación

La aplicación Código de barras lee la nomenclatura GS1: de un mismo código extrae el GTIN, el lote, la cantidad y otros datos según sus identificadores de aplicación. Es lo que permite recibir un bulto con etiqueta GS1-128 sin teclear lote ni fecha.

Para preparar pedidos hay preparación por lotes de pedidos (un preparador recoge varios pedidos en un recorrido) y por olas, además de ubicaciones de almacén y recuentos cíclicos por ubicación. Para muchas distribuidoras pequeñas eso evita un SGA aparte; el criterio para decidirlo está en la guía de SGA para una distribuidora pyme.

Tarifas por cliente

Las listas de precios admiten reglas por producto o categoría, con precio fijo, descuento o fórmula, cantidad mínima y periodo de validez, y se asignan a clientes concretos. Con eso se montan tarifas por canal, precios especiales por cliente y promociones con fecha de inicio y fin.

Facturación española

La localización española trae el plan contable, los impuestos y los modelos, y módulos para:

• Veri*Factu, con envío de registros a la Agencia Tributaria, código QR en la factura y un módulo específico para el Punto de venta. Odoo enlaza su declaración responsable desde esa misma página.
• SII, para quien lleva los libros de IVA por el Suministro Inmediato de Información.
• TicketBAI, para las haciendas forales vascas.
• Facturae, el formato de factura electrónica para la Administración.

Las fechas de Verifactu siguen siendo las del Real Decreto-ley 15/2025: 1 de enero de 2027 para quienes tributan por el Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto. Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que aplazará Verifactu hasta octubre de 2028; mientras no se publique el real decreto, esas siguen siendo las fechas legales. La factura electrónica entre empresas ya tiene fechas con la Orden HAC/1028/2026: 6 de octubre de 2027 para empresas de más de 8 millones de euros y 6 de octubre de 2028 para el resto. El detalle está en factura electrónica y Verifactu.

Lo que la documentación no cubre

Aquí es donde se decide el proyecto. Ninguno de estos cuatro puntos es un defecto oculto: simplemente no forman parte del producto estándar, y quien te lo venda como resuelto te está vendiendo un módulo.

Autoventa en furgoneta

En el catálogo de aplicaciones de Odoo no hay ninguna de autoventa ni de venta en ruta. Su página para distribuidores de bebidas propone Inventario y Punto de venta, listas de precios para empresas, pedidos en línea de bares y restaurantes y la devolución de cajas y botellas. No habla de furgonetas.

El Punto de venta funciona en un navegador y, según su documentación, mantiene la operativa durante interrupciones temporales de la red. Está diseñado para tiendas y restaurantes. Una ruta de autoventa pide más: cargar el vehículo con lotes conocidos, vender a cada cliente con su tarifa y su riesgo, cobrar, y al volver cuadrar stock y caja.

Ese cierre diario tiene su propia guía: liquidación de rutas de autoventa. Úsala como lista de comprobación del módulo que te enseñen.

Si vendes en preventa, el problema es menor: el comercial toma un pedido de venta normal. Lo que tienes que probar es qué ocurre sin cobertura.

Rappels y aportaciones de fabricante

La documentación de precios de Odoo describe listas de precios y programas de descuento y fidelización: cupones, tarjetas de puntos, promociones y códigos. Todo eso actúa en el pedido. Ninguna de las dos páginas describe un acuerdo que acumule las compras de un cliente durante un trimestre o un año, aplique tramos y genere el abono a final de periodo, que es lo que en el sector se llama rappel. Tampoco el control de las aportaciones promocionales que te debe un fabricante.

Se puede construir, y hay módulos que lo hacen. Pero es desarrollo, y el cálculo retroactivo con devoluciones es justo donde los desarrollos fallan.

EDI con las cadenas

La página de facturación electrónica de Odoo trata formatos de factura y la red Peppol, con España entre los países admitidos para registrarse. No menciona EDIFACT ni los mensajes de pedido (ORDERS) o de aviso de expedición (DESADV) que piden las cadenas de distribución. El módulo de Facturae sirve para facturar a la Administración.

Para trabajar con grandes superficies necesitarás un proveedor de EDI y una integración, como con casi cualquier ERP generalista. Lo que hay que integrar está en EDI con grandes superficies.

Optimización de rutas

La gestión de envíos agrupa entregas, las asigna a un vehículo de la flota según su capacidad en peso y volumen, les da un muelle y muestra los destinos en un mapa. Es construcción de cargas. El orden de las paradas con ventanas horarias lo calcula un planificador de rutas externo, como se explica en rutas de reparto.

La tabla de encaje

Necesidad de la distribuidora	En la documentación de Odoo 19	Qué significa
Lote y fecha obligatorios en recepción	Sí	De serie
Salida FEFO	Sí	De serie
Lote en el albarán e informe por lote	Sí	De serie
Lectura de GS1-128	Sí	De serie, con la aplicación Código de barras
Ubicaciones, preparación agrupada, inventario rotativo	Sí	De serie
Tarifas por cliente y promociones con fechas	Sí	De serie
Verifactu, SII, TicketBAI	Sí	Módulos de la localización española
Carga de vehículos por peso y volumen	Sí	De serie; no ordena las paradas
Autoventa con stock de furgoneta y liquidación	No aparece	Módulo de terceros o desarrollo
Rappels por volumen acumulado	No aparece	Módulo de terceros o desarrollo
EDI con cadenas (ORDERS, DESADV, INVOIC)	No aparece	Proveedor de EDI e integración
Optimización del orden de paradas	No aparece	Planificador externo
Bloqueo de un lote retirado, vida útil mínima por cliente, bloqueo por riesgo	Sin comprobar	No se ha localizado en la documentación consultada: pídelo en la demo

La última fila no es un «no». Son tres funciones que esta guía no ha podido confirmar en fuente oficial, así que no las afirma ni las niega.

Cuánto cuesta en licencias

Licencias de Odoo al mes para 20 usuarios, según el plan

• Estándar, 24,90 €
• Personalizado, 44,90 €
• Light, 7,90 € (con presupuesto)

La implantación no tiene tarifa pública que se pueda citar para una distribuidora: depende de cuántos de los cuatro huecos anteriores haya que cubrir. La regla práctica es pedir el presupuesto separado en tres columnas: configuración del estándar, módulos existentes (con su precio y quién los mantiene) y desarrollo nuevo.

Dónde encaja y dónde no

Las alternativas, en dos líneas

• Un vertical de distribución sobre un ERP generalista. Hay socios que construyen la operativa del sector sobre Microsoft Dynamics 365 Business Central; Ekadis, por ejemplo, anuncia rutas de preventa, liquidación con repartidores y aportaciones de fabricante. La licencia de base por usuario es más alta y las funciones de sector vienen hechas.
• Un ERP generalista con módulo de movilidad comercial del propio fabricante.
• Un vertical puro de distribución, de un fabricante más pequeño, con la operativa de serie y menos ecosistema.

Las seis opciones más habituales, con sus precios publicados, están comparadas en ERP para distribuidores.

Qué pedir en la demo de Odoo

1. Recepción con etiqueta GS1-128. Que lean un bulto real tuyo y el lote y la fecha entren sin teclear.
2. FEFO con dos lotes del mismo artículo. Confirma un pedido y mira qué lote reserva.
3. Lote retirado. Pide que lo bloqueen y que saquen la lista de clientes que lo recibieron. Cronometra.
4. Autoventa completa, si la usas: carga con lotes, venta en modo avión, factura, cobro, vuelta y cuadre de stock y caja. Pregunta el nombre del módulo, quién lo ha escrito y en cuántas empresas está.
5. Un rappel con tramos retroactivos y una devolución. Comprueba el cálculo a mano.
6. Plan y usuarios. Con todo lo anterior, ¿Estándar o Personalizado? ¿Cuántos usuarios Light admite tu caso? Por escrito.
7. Cambio de versión. Quién adapta los módulos cuando Odoo publique la siguiente versión y cuánto cuesta.

Si el punto 4 o el 5 se responden con «eso se desarrolla», apúntalo como coste y como riesgo, igual que con cualquier otro candidato.