Registro sanitario (RGSEAA) para distribuidores y almacenes de alimentación

El registro sanitario es el trámite más antiguo de una distribuidora y el que menos se revisa. Se hizo al abrir, alguien guardó el papel y desde entonces la empresa ha cambiado de nave, ha añadido una cámara de congelado o ha empezado a importar. La inscripción sigue diciendo lo que decía el primer día.

Qué exige la norma, cómo se clasifica un almacén de distribución y qué cambios obligan a comunicar. Todo sale del Real Decreto 191/2011, en su texto consolidado, y de la guía de registro de la AESAN, cuya revisión 15 fue aprobada el 12 de junio de 2024.

Qué es el RGSEAA

El Registro General Sanitario de Empresas Alimentarias y Alimentos es una base de datos pública, de ámbito estatal, adscrita a la Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición (AESAN). Su finalidad, según el artículo 1 del real decreto, es proteger la salud pública facilitando el control oficial de las empresas inscritas. Dicho de otro modo: es la lista de la que sale la inspección.

Dos cosas que el mismo artículo deja claras:

• La inscripción no excluye la responsabilidad del operador sobre el cumplimiento de la legislación alimentaria. Estar inscrito no certifica nada.
• El registro es público e informativo. Cualquiera puede consultar si una empresa está inscrita y con qué actividades.

Quién tiene que inscribirse

El artículo 2 del real decreto pide tres condiciones a la vez:

1. Que la sede del establecimiento esté en territorio español (o el domicilio social, si la empresa no tiene establecimientos).
2. Que la actividad tenga por objeto alimentos para consumo humano, materiales en contacto con alimentos o coadyuvantes tecnológicos.
3. Que la actividad encaje en alguna de estas categorías: producción, transformación, elaboración o envasado; almacenamiento, distribución o transporte; o importación desde países de fuera de la Unión Europea.

Un mayorista de alimentación y bebidas cumple las tres. Y el matiz que más se olvida: se inscribe cada establecimiento, no la empresa una sola vez. Una distribuidora con una nave en Sevilla y otra en Málaga tiene dos inscripciones.

Quién queda fuera

El apartado 2 del mismo artículo excluye del registro estatal a los establecimientos de comercio al por menor, tal como los define el Real Decreto 1021/2022: los que venden o entregan al consumidor final, incluidos bares, restaurantes y comedores de colectividades. Estos se inscriben en los registros de su comunidad autónoma.

La frontera interesa a una distribuidora por sus clientes. Un minorista solo puede suministrar a otro minorista de forma marginal, localizada y restringida, según el artículo 3 del Real Decreto 1021/2022. La guía de la AESAN recoge los límites: hasta el 25 % del volumen anual comercializado o un máximo de 500 kilos a la semana, dentro de la misma zona sanitaria, y sin vender a establecimientos inscritos en el RGSEAA. Una tienda o una carnicería que supera esos límites y sirve a otros negocios de forma habitual deja de encajar en la excepción del comercio minorista: su caso hay que plantearlo a la autoridad sanitaria como actividad de distribución.

Caso	Dónde se inscribe
Almacén mayorista que sirve a tiendas y hostelería	RGSEAA
Distribuidora sin almacén, que compra y vende sin tocar el producto	RGSEAA (la empresa)
Importador de alimentos de fuera de la UE	RGSEAA
Empresa de transporte de alimentos para otras empresas	RGSEAA
Tienda, supermercado, carnicería, bar, restaurante	Registro autonómico
Tienda en línea sin instalaciones que vende alimentos a empresas o a consumidores	RGSEAA, según la guía de la AESAN

Comunicación previa o autorización

Hay dos procedimientos y la diferencia es importante: con uno puedes abrir mañana; con el otro, no.

Comunicación previa: el caso general

El artículo 6.1 del real decreto establece que presentar una comunicación previa a la autoridad competente es «condición única y suficiente» para que se tramite la inscripción y, simultáneamente, se pueda iniciar la actividad, sin perjuicio de los controles posteriores. Los datos obligatorios son cuatro:

• Nombre o razón social.
• NIF.
• Objeto de todas las actividades.
• Sede del establecimiento, o domicilio social si no hay establecimiento.

Se presenta ante la autoridad sanitaria de la comunidad autónoma donde está el establecimiento, «en la forma que ésta disponga». Cada comunidad tiene su formulario, su sede electrónica y, en su caso, su tasa: consúltalo en la de tu almacén, no en la de tu domicilio social. La comunidad lo traslada a la AESAN, que asigna el número de identificación nacional y lo comunica a la comunidad autónoma en los quince días hábiles siguientes a recibir la documentación.

Autorización: productos de origen animal bajo temperatura controlada

Los establecimientos a los que se refiere el artículo 4.2 del Reglamento (CE) 853/2004, de higiene de los alimentos de origen animal, no comunican: solicitan, y la comunidad autónoma debe autorizarlos antes de que empiecen.

Para un almacén de distribución, la guía de la AESAN lo concreta así:

Actividad del almacén	Código en la guía	¿Autorización previa?
Almacenamiento polivalente (seco, bebidas, vegetales congelados, conservas…)	402	No
Almacenamiento de productos de origen animal sin control de temperatura	499	No
Almacenamiento frigorífico de productos de origen animal	497	Sí
Almacenamiento en congelación de productos de origen animal	498	Sí
Envasado de productos de origen animal, incluido filetear, trocear o descongelar sin transformar	604	Sí
Congelación de productos de origen animal recibidos refrigerados	609	Sí
Solo distribución o importación de productos de origen animal, sin instalaciones	Categorías 3 y 5	No: la guía indica que carecen de requisitos específicos en el Reglamento 853/2004

La guía lo resume en una frase: solamente los almacenes con control de temperatura, actividades 497 y 498, tienen que ser autorizados e incluidos en las listas de establecimientos de la Unión Europea.

Dónde se inscribe un establecimiento y con qué procedimiento

Cómo se clasifica una distribuidora: clave, categoría y actividad

El registro describe a cada establecimiento con tres piezas. Entenderlas sirve para rellenar bien la comunicación y para leer la ficha de un proveedor en el buscador.

Clave: el sector. Hay claves específicas (10, carnes; 12, pescado; 15, leche; 29, bebidas no alcohólicas; 30, bebidas alcohólicas, entre otras) y una polivalente, la clave 40, «Almacén, distribución, transporte, envasado e importación polivalente». La guía envía a la clave 40 a los operadores que envasan, distribuyen, almacenan o importan productos de cualquier clave, y cita expresamente las plataformas de distribución de supermercados e hipermercados.

Categoría: qué haces con el producto.

Categoría	Significado	Regla de la guía
2	Envasado	Quien envasa no anota además distribución ni almacenamiento
3	Distribución	Solo para quien comercializa productos que nunca entran físicamente en instalaciones propias
4	Almacenamiento	Quien almacena no anota además distribución: va implícita
5	Importación	Para quien importa sin establecimiento; lleva implícita la distribución
6	Fases específicas	Transporte, mercados mayoristas, envasado o congelación de productos de origen animal

Actividad: el producto o el tipo de almacén. La actividad 02, «polivalente», se combina con las categorías 2, 3, 4 o 5. De ahí salen los códigos de la tabla anterior: 402 es categoría 4 (almacenamiento) con actividad 02 (polivalente).

La consecuencia práctica para un mayorista con nave es contraintuitiva: su categoría es almacenamiento, no distribución. En el lenguaje del registro, «distribución» a secas describe a quien vende sin almacén.

La clasificación final la hace la autoridad autonómica a partir de lo que declares. Por eso el campo que más importa de la comunicación es el «objeto de todas las actividades»: descríbelo completo, con las temperaturas y los tipos de producto.

El reparto y el transporte

Tres reglas de la guía de la AESAN que resuelven las dudas habituales:

• Reparto con vehículos propios. La empresa que almacena, distribuye o importa y además lleva la mercancía a sus clientes en vehículos propios ya está inscrita y no tiene que registrarse como empresa de transporte.
• Reparto subcontratado. La empresa de transporte que trabaja para otras empresas debe tener su propia inscripción, en la clave 40, con actividades de transporte a temperatura regulada o sin control de temperatura. Si a su vez subcontrata a autónomos con vehículo, estos también se inscriben.
• Se inscribe la empresa, no los vehículos.

Antes de contratar un transportista para tu reparto, búscalo en el registro y guarda la consulta con la fecha. Es una comprobación de un minuto, y encaja en el control de proveedores de tu sistema de autocontrol.

Lo que hay que comunicar después

La inscripción no es una foto fija. El artículo 5 del real decreto obliga al operador a comunicar a la autoridad competente:

• La modificación de cualquiera de los datos obligatorios: razón social, NIF, actividades o sede.
• El cese definitivo de la actividad, que da lugar a la cancelación.

Para las empresas sujetas a autorización, la modificación solo se inscribe después de que la autoridad la constate. Y el registro puede modificarse o cancelarse de oficio si se comprueba que los datos son inexactos, con audiencia al interesado.

En una distribuidora, los cambios que suelen quedarse sin comunicar son estos:

Cambio	Por qué afecta al registro
Traslado a otra nave	Cambia la sede del establecimiento
Segunda nave o almacén regulador	Es otro establecimiento: otra inscripción
Nueva cámara para productos de origen animal	Nueva actividad, y sujeta a autorización
Empezar a importar de fuera de la UE	Nueva categoría
Empezar a reenvasar o trocear	Nueva categoría; con productos de origen animal, autorización
Fusión, absorción o cambio de sociedad	Cambia la razón social y el NIF
Cierre de una delegación	Cese de ese establecimiento

La guía de la AESAN describe además un procedimiento de suspensión temporal de la actividad, que comunica la comunidad autónoma. Mientras dura, el establecimiento o la actividad suspendida dejan de aparecer en los buscadores públicos.

El número y el buscador

Según la AESAN, el número de identificación nacional se reconoce con las siglas «n.º RGSEAA» (antes, RGSA) y es meramente de identificación administrativa: no hay obligación de ponerlo en el etiquetado, salvo en la marca de identificación que regula el Reglamento 853/2004. Muchos clientes lo piden en el alta de proveedor; tenerlo a mano en la ficha de empresa del ERP ahorra correos.

El buscador público sirve para tres comprobaciones rápidas:

1. La tuya. Que tu ficha refleja lo que haces hoy: dirección, claves y actividades.
2. La de tus proveedores, sobre todo los nuevos y los de producto de origen animal.
3. La de tus transportistas.

El artículo 9 del real decreto permite además pedir a la AESAN una certificación de los datos que constan en el registro.

Una revisión de diez minutos

• Hay una inscripción por cada nave o almacén desde el que se sirve.
• La dirección de cada inscripción es la actual.
• Las actividades inscritas incluyen todo lo que se hace: frío, congelado, importación, reenvasado.
• Si se almacenan productos de origen animal con control de temperatura, existe autorización.
• La razón social y el NIF coinciden con los de la sociedad que factura.
• Los transportistas subcontratados aparecen en el buscador.
• El número de registro está en la ficha de empresa y en el expediente de autocontrol.

Si alguna casilla falla, el trámite es una comunicación de modificación ante tu comunidad autónoma, o una solicitud de autorización si lo que falta es una actividad sujeta al Reglamento 853/2004.

Qué tiene que ver con el resto del almacén

El registro abre la puerta al control oficial. Lo que la inspección mira al entrar no es el número, sino el sistema de autocontrol y la trazabilidad: qué se anota en la recepción, cómo se localiza un lote y cuánto se tarda. Eso está en la guía de trazabilidad de lotes y, para la gestión de fechas, en FEFO y caducidades.

La forma de comprobar que todo eso funciona antes de que alguien lo pida es un simulacro de retirada.

En el software, el registro deja pocas huellas, pero conviene que estén: el número de RGSEAA propio en los datos de empresa, un campo para el de cada proveedor y transportista en su ficha, con la fecha de la última comprobación, y la separación de almacenes o zonas por temperatura que corresponde a las actividades inscritas. Los requisitos de fondo están en ERP para distribuidores.